Với kế toán và thủ quỹ, kiểm tham chiếu thông thường là chưa đủ: bạn cần thêm một bài kiểm tay nghề sát việc thật, câu hỏi tham chiếu xoáy vào cách xử lý chênh lệch, kiểm điều kiện theo Luật Kế toán, và một giai đoạn thử việc mà mọi khoản tiền đều có người thứ hai nhìn qua. Mục tiêu không phải tìm người tuyệt đối không sai, mà tìm người tự báo khi sai.
Bài viết dành cho chủ công ty, cửa hàng 5 đến 50 người lần đầu tuyển người giữ sổ, giữ quỹ, hoặc thay người cũ vừa nghỉ. Những câu hỏi tham chiếu chung đã có ở bài bộ câu hỏi; ở đây chỉ bàn phần riêng cho vị trí cầm tiền. Kiểm soát nội bộ đầy đủ, như phân quyền duyệt chi, đối chiếu định kỳ, thuộc trang AI Kiểm Soát; bài này chỉ nhắc phần liên quan tới tuyển người.
Rủi ro thật của vị trí cầm tiền ở công ty nhỏ
Khi nghĩ tới rủi ro tuyển sai kế toán, nhiều người hình dung một vụ biển thủ lớn. Thực tế ở công ty nhỏ, thiệt hại thường đến từ những thứ âm thầm hơn: sai sót nhỏ lặp lại nhiều tháng không ai phát hiện, khoản chênh lệch được “để đó tính sau” rồi quên, hoá đơn chứng từ lưu lộn xộn khiến khi quyết toán phải chịu phạt, hoặc người giữ quỹ quen tay ứng tạm rồi hoàn sau.
Vì thế, điều quan trọng nhất cần thẩm định ở ứng viên không phải tấm bằng, mà là thói quen. Họ có đối chiếu đều đặn không, hay chỉ đối chiếu khi bị hỏi? Gặp chênh lệch, họ báo ngay hay tự xoay xở cho khớp rồi mới báo? Họ có giữ chứng từ đầy đủ cho từng khoản dù là khoản nhỏ không? Những câu này trả lời được qua tham chiếu và bài kiểm tay nghề, còn phỏng vấn thông thường hầu như không.
Rủi ro thứ hai là sự phụ thuộc. Ở công ty nhỏ, một người kế toán thường nắm mọi mật khẩu, mọi tệp, mọi quan hệ với ngân hàng và cơ quan thuế. Người đó nghỉ đột ngột là công ty tê liệt. Thẩm định tốt bao gồm cả việc hỏi ứng viên đã bàn giao công việc ở nơi cũ thế nào.
Câu hỏi tham chiếu riêng cho kế toán và thủ quỹ
Ngoài bộ câu hỏi chung, chọn những câu dưới đây khi gọi cho cấp trên trực tiếp cũ của ứng viên, lý tưởng là giám đốc hoặc kế toán trưởng nơi đó.
- Ứng viên phụ trách những phần hành nào, có kiêm cả việc giữ tiền và ghi sổ không?
- Ứng viên đối chiếu quỹ, đối chiếu ngân hàng theo nhịp nào? Ai kiểm lại kết quả đối chiếu?
- Lần gần nhất có chênh lệch, ứng viên phát hiện thế nào, báo ai, sau bao lâu?
- Khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán làm việc, ứng viên chuẩn bị hồ sơ ra sao, có phải bổ sung nhiều không?
- Ứng viên có từng đề xuất thay đổi cách làm để giảm sai sót không? Đề xuất gì?
- Khi ứng viên nghỉ, việc bàn giao sổ sách, mật khẩu, chứng từ diễn ra thế nào? Có gì phải tìm lại sau đó không?
- Ứng viên xử lý thế nào khi được cấp trên yêu cầu làm một việc không đúng quy trình?
Câu cuối là câu tinh tế nhất. Người tham chiếu kể được một lần ứng viên lịch sự từ chối hoặc đề nghị làm đúng thủ tục là tín hiệu tốt. Nếu người tham chiếu cười và nói “bạn ấy rất linh hoạt, sếp bảo gì làm nấy”, bạn nên hỏi tiếp linh hoạt tới mức nào.
Bài kiểm tay nghề có lỗi cài sẵn
Bài kiểm tay nghề tốt nhất cho kế toán, thủ quỹ không phải câu hỏi lý thuyết mà là một bộ số liệu giả định có lỗi, giống việc thật cuối tháng. Cách làm như sau.
- Chuẩn bị một bộ hồ sơ giả định: sổ quỹ một tháng khoảng 40 dòng, sao kê ngân hàng giả định cùng kỳ, vài phiếu thu chi và hoá đơn mẫu. Không dùng số liệu thật của công ty.
- Cài sẵn năm đến bảy lỗi với mức khó khác nhau: một khoản ghi trùng, một khoản sai số do đảo chữ số, một phiếu chi thiếu chữ ký duyệt, một khoản trên sao kê không có trên sổ, một hoá đơn sai thông tin bên mua.
- Giao bài kèm yêu cầu rõ: đối chiếu, liệt kê chênh lệch, đề xuất xử lý, thời gian 60 đến 90 phút, được dùng máy tính và bảng tính.
- Chấm theo ba tiêu chí: tìm được bao nhiêu lỗi, giải thích nguyên nhân có hợp lý không, và đề xuất xử lý có đúng quy trình không, ví dụ có đề nghị báo cấp trên hay tự điều chỉnh cho khớp.
- Trao đổi lại với ứng viên mười phút về bài làm. Cách họ giải thích lỗi mình bỏ sót nói nhiều về thái độ với sai sót.
Tiêu chí thứ ba quan trọng hơn số lỗi tìm được. Một ứng viên tìm được bốn lỗi và ghi rõ “khoản này không giải thích được, cần hỏi lại người lập phiếu” đáng tin hơn người tìm được sáu lỗi nhưng tự điều chỉnh một khoản để sổ khớp mà không ghi chú.
Điều kiện theo Luật Kế toán và chứng chỉ
Luật Kế toán đặt ra tiêu chuẩn cho người làm kế toán và kế toán trưởng, đồng thời liệt kê những người không được làm kế toán trong cùng một đơn vị, ví dụ người thân trong gia đình của người đứng đầu đơn vị, hoặc người đang làm thủ quỹ, thủ kho trong cùng đơn vị. Có những ngoại lệ cho một số loại hình doanh nghiệp, nên bạn cần đối chiếu văn bản hiện hành với loại hình công ty mình.
Với kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán, quy định yêu cầu điều kiện về trình độ, thời gian công tác thực tế và chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định. Đây là thứ kiểm được bằng cách xem bản chính chứng chỉ và hỏi đơn vị đã tổ chức lớp bồi dưỡng. Nếu ứng viên có chứng chỉ hành nghề kế toán hoặc kiểm toán, đó là chứng chỉ do cơ quan quản lý cấp và thường có danh sách công khai để tra.
Vì các điều kiện này có thể được sửa đổi và áp dụng khác nhau theo loại hình doanh nghiệp, đừng dựa vào một bài viết hay câu trả lời của chatbot để kết luận. Khi chưa chắc ứng viên có đủ điều kiện làm kế toán trưởng cho công ty mình hay không, bạn có thể hỏi luật sư hoặc người làm dịch vụ kế toán có chứng chỉ; câu hỏi pháp lý có thể gửi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com).
Dấu hiệu cần hỏi kỹ và cách hỏi cho công bằng
Những dấu hiệu dưới đây hay gặp trong hồ sơ ứng viên kế toán, thủ quỹ. Mỗi dấu hiệu đều có thể có lý do vô tình, nên cột giữa nhắc bạn đừng kết luận vội.
| Dấu hiệu | Có thể vô tình vì | Câu hỏi làm rõ |
|---|---|---|
| Đổi nơi làm nhiều lần, mỗi nơi dưới một năm | Làm dịch vụ kế toán theo hợp đồng ngắn, công ty cũ giải thể | Ở mỗi nơi, ứng viên làm hết kỳ quyết toán nào chưa? |
| Nghỉ việc ngay sau kỳ quyết toán hoặc kiểm toán | Trùng thời điểm hợp đồng kết thúc | Kết quả kỳ quyết toán đó thế nào, ứng viên bàn giao cho ai? |
| Không muốn cho liên hệ cấp trên trực tiếp nơi cũ | Mâu thuẫn cá nhân, cấp trên đã nghỉ | Có người nào khác ở nơi đó biết công việc của ứng viên không? |
| Kể từng phụ trách mọi phần hành một mình ở công ty lớn | Công ty có phòng kế toán mỏng thật | Ai kiểm lại công việc của ứng viên, kể một quy trình duyệt? |
| Bài kiểm tay nghề tự điều chỉnh số cho khớp không ghi chú | Chưa được hướng dẫn quy trình báo chênh lệch | Ở việc thật, ứng viên sẽ báo khoản này cho ai? |
Cột cuối dùng trong buổi trao đổi sau bài kiểm hoặc trong cuộc gọi tham chiếu. Ghi nguyên văn câu trả lời vào phiếu thẩm định để người duyệt cùng đánh giá.
Thử việc có giám sát: lớp kiểm sau khi tuyển
Thẩm định trước khi tuyển chỉ giảm rủi ro, không xoá được rủi ro. Giai đoạn thử việc là lúc bạn quan sát thói quen thật. Trong thời gian đó, mọi khoản chi trên một ngưỡng nhỏ nên có người thứ hai duyệt, sổ quỹ đối chiếu với tiền thực tế theo nhịp cố định có người khác chứng kiến, và sao kê ngân hàng do chủ hoặc người được uỷ quyền tự xem trực tiếp, không qua tay người mới.
Một nguyên tắc nên giữ lâu dài: người giữ tiền không đồng thời là người ghi sổ và đối chiếu một mình. Ở công ty quá nhỏ không tách được người, chủ doanh nghiệp tự làm vai trò đối chiếu cuối. Chi tiết thiết kế kiểm soát thuộc trang AI Kiểm Soát.
Cuối thử việc, đánh giá ba điều: số lần ứng viên chủ động báo chênh lệch hay vấn đề, độ đầy đủ của chứng từ, và mức độ rõ ràng của báo cáo. Người báo vấn đề nhiều trong tháng đầu thường không phải người làm kém; nhiều khi đó là người làm cẩn thận nhất.
AI giúp chuẩn bị bài kiểm, không dùng sổ sách thật
Chatbot rất hợp để soạn bộ số liệu giả định cho bài kiểm tay nghề. Ví dụ câu lệnh: “Tạo sổ quỹ tiền mặt giả định một tháng cho cửa hàng bán lẻ, khoảng 40 dòng thu chi, số tiền làm tròn tới nghìn đồng. Tạo thêm sao kê ngân hàng giả định cùng kỳ. Cài 6 lỗi: ghi trùng, đảo chữ số, khoản ngân hàng không có trên sổ, phiếu chi thiếu duyệt, khoản thu ghi nhầm ngày, hoá đơn sai thông tin bên mua. Liệt kê riêng đáp án các lỗi ở cuối”.
Sau khi AI tạo, tự kiểm lại đáp án bằng bảng tính, vì mô hình đôi khi tính sai tổng hoặc cài lỗi không như mô tả. Một bài kiểm có đáp án sai sẽ chấm oan ứng viên giỏi. Đổi số liệu sau mỗi đợt tuyển để bài không bị truyền tay.
Tuyệt đối không dán sổ sách, sao kê, bảng lương thật của công ty vào chatbot để làm bài kiểm hay để nhờ đánh giá bài làm của ứng viên. Đó là dữ liệu nhóm đỏ của mọi doanh nghiệp, kể cả khi đã che bớt tên.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tuyển người quen vào vị trí thủ quỹ cho yên tâm không?
Người quen không thay được quy trình. Tuyển người quen vẫn cần kiểm tay nghề và thiết kế đối chiếu như với người lạ, vì khi có chênh lệch, quan hệ thân quen khiến việc nói thẳng khó hơn. Ngoài ra Luật Kế toán có quy định hạn chế người thân của người đứng đầu làm kế toán trong một số loại hình đơn vị.
Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài thì có cần thẩm định không?
Có, nhưng ở góc độ thẩm định nhà cung cấp: đơn vị dịch vụ có đăng ký hành nghề theo quy định không, người phụ trách hồ sơ của bạn có chứng chỉ gì, khách hàng cũ nhận xét ra sao. Và tiền vẫn nên do người trong công ty giữ, dịch vụ ngoài chỉ ghi sổ và lập báo cáo.
Bài kiểm tay nghề có nên trả công cho ứng viên không?
Bài 60 đến 90 phút làm tại công ty trong buổi phỏng vấn thường không cần trả công. Nếu yêu cầu ứng viên làm bài dài nhiều giờ ở nhà, hoặc dùng số liệu thật mà công ty sẽ khai thác, đó là làm việc chứ không còn là kiểm tra, và cần trả công hoặc thu hẹp bài.
Ứng viên không có chứng chỉ kế toán trưởng nhưng kinh nghiệm dày thì sao?
Nếu vị trí theo quy định phải có kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán đáp ứng điều kiện, thiếu chứng chỉ là chưa đủ điều kiện bổ nhiệm dù kinh nghiệm tốt. Bạn có thể tuyển vào vị trí kế toán và thoả thuận ứng viên hoàn thành lớp bồi dưỡng trong thời gian xác định.
Có nên yêu cầu thủ quỹ đặt cọc tiền không?
Nhiều nơi làm vậy nhưng cần cẩn trọng vì quy định lao động có những hạn chế về việc buộc người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hay tài sản khi giao kết hợp đồng. Trước khi đưa điều khoản đặt cọc vào hợp đồng, hãy hỏi luật sư theo quy định hiện hành.
Làm sao biết ứng viên có thói quen báo chênh lệch hay không?
Kết hợp ba nguồn: câu hỏi tham chiếu về lần chênh lệch gần nhất, cách ứng viên xử lý lỗi cài sẵn trong bài kiểm tay nghề, và quan sát trong thử việc. Một nguồn riêng lẻ có thể sai, nhưng ba nguồn cùng chiều thì đáng tin hơn nhiều.