Một bộ câu hỏi tham chiếu tốt gồm ba lớp: câu xác nhận sự thật (thời gian, chức danh, phạm vi việc), câu hỏi hành vi xin ví dụ cụ thể, và câu hỏi tiếp để đào sâu ví dụ đó. Thiếu lớp thứ hai và thứ ba, cuộc gọi chỉ thu về những lời khen lịch sự mà người tham chiếu nào cũng sẵn lòng nói.
Bài này đưa ra bộ câu hỏi dùng chung, bộ riêng cho bốn nhóm vị trí hay cần thẩm định ở công ty nhỏ, những câu không được hỏi, và cách nhờ AI soạn bộ câu hỏi riêng từ bản mô tả công việc của bạn. Mọi câu hỏi đều chỉ dùng sau khi ứng viên đã đồng ý cho liên hệ người tham chiếu.
Nguyên tắc đặt câu hỏi tham chiếu
Hỏi về việc đã xảy ra, không hỏi ý kiến chung. “Ứng viên có trung thực không” gần như luôn nhận câu “có”. “Anh chị kể giúp một lần ứng viên phát hiện sai sót của chính mình, ứng viên đã làm gì” buộc người tham chiếu nhớ lại một sự việc, và sự việc thì khó bịa hơn ý kiến.
Mỗi câu chỉ hỏi một điều. Câu hỏi gộp kiểu “ứng viên làm việc nhóm và chịu áp lực thế nào” cho phép người nghe chọn vế dễ trả lời. Tách thành hai câu.
Đừng gợi ý câu trả lời. Câu “chắc bạn ấy quản lý đội ngũ tốt lắm nhỉ” đã nói sẵn đáp án. Thay bằng “ứng viên giao việc cho đội như thế nào”.
Hỏi cùng một bộ cho mọi ứng viên cùng vị trí. Khi so hai ứng viên cuối, bạn cần so trên cùng thước đo. Câu hỏi riêng chỉ thêm vào để làm rõ điểm nghi ngờ của từng người, và ghi rõ đó là câu bổ sung.
Chỉ hỏi chuyện liên quan công việc. Mọi câu hỏi phải trả lời được câu “điều này liên quan gì tới việc người này sẽ làm”. Không trả lời được thì bỏ câu đó.
Câu xác nhận và câu hỏi chung cho mọi vị trí
Phần này mất khoảng năm phút đầu cuộc gọi. Nó vừa kiểm sự thật vừa giúp người tham chiếu nhớ lại bối cảnh trước khi vào câu hỏi khó.
- Anh chị làm việc với ứng viên trong khoảng thời gian nào, ở vị trí gì, và ai báo cáo cho ai?
- Công việc chính của ứng viên lúc đó gồm những gì? Phần việc nào chiếm nhiều thời gian nhất?
- Trong thời gian đó, ứng viên được giao thêm trách nhiệm, được thăng chức, hay giữ nguyên vị trí?
- Kết quả công việc nào của ứng viên anh chị nhớ rõ nhất? Phần đóng góp riêng của ứng viên trong kết quả đó là gì?
- Khi ứng viên làm sai hoặc trễ hạn, chuyện đó thường được phát hiện thế nào: ứng viên tự báo hay người khác phát hiện?
- Nếu được góp ý một điều để ứng viên làm tốt hơn, anh chị sẽ góp ý điều gì?
- Ứng viên rời công ty trong hoàn cảnh nào?
- Nếu có vị trí phù hợp, anh chị có muốn làm việc lại với ứng viên không?
Câu về điều cần góp ý thường dễ nghe được thật hơn câu “điểm yếu của ứng viên là gì”, vì nó đặt người tham chiếu vào vai người muốn giúp ứng viên chứ không phải người tố cáo. Câu cuối nên để cuối cùng, sau khi người tham chiếu đã nói thoải mái.
Câu hỏi riêng cho bốn nhóm vị trí
Sau phần chung, chọn ba đến năm câu theo nhóm vị trí bạn đang tuyển. Cột cuối là câu hỏi tiếp để dùng khi câu trả lời còn chung chung.
| Vị trí | Câu hỏi chính | Câu hỏi tiếp |
|---|---|---|
| Kế toán | Ứng viên phụ trách những phần hành nào? Báo cáo cuối kỳ có phải sửa lại nhiều không? | Lần gần nhất số liệu lệch, ứng viên tìm ra nguyên nhân thế nào và mất bao lâu? |
| Thủ quỹ, thu ngân trưởng | Ứng viên đối chiếu quỹ theo nhịp nào? Có lần nào quỹ lệch không? | Khi lệch, ứng viên báo ngay hay đợi tự tìm ra rồi mới báo? |
| Quản lý cửa hàng, chi nhánh | Ứng viên quản lý bao nhiêu người, chịu chỉ tiêu gì? Nhân viên dưới quyền có nghỉ nhiều không? | Ứng viên xử lý một nhân viên làm không đạt như thế nào, kể một lần cụ thể? |
| Trưởng nhóm kinh doanh | Doanh số ứng viên kể là của cá nhân hay của nhóm? Khách lớn nhất do ai tìm ra? | Khi khách phàn nàn về điều đã hứa, ứng viên xử lý thế nào? |
Với kế toán và thủ quỹ, đừng hỏi “ứng viên có từng gian lận không”. Người tham chiếu gần như không bao giờ trả lời thẳng câu đó qua điện thoại, và câu hỏi khiến họ dè chừng suốt phần còn lại. Hỏi về cách xử lý chênh lệch và cách báo cáo cho bạn nhiều thông tin hơn mà không biến cuộc gọi thành buổi thẩm vấn.
Câu không được hỏi
Có những câu nghe có vẻ hữu ích nhưng không được hỏi, vì chúng xâm phạm đời tư, dễ dẫn tới phân biệt đối xử, hoặc đưa người tham chiếu vào thế khó. Nhóm thứ nhất là hôn nhân, kế hoạch sinh con, chuyện gia đình. Nhóm thứ hai là sức khoẻ, bệnh tật, thời gian nghỉ ốm cụ thể; nếu công việc có yêu cầu sức khoẻ, việc đó kiểm qua giấy khám sức khoẻ theo quy định chứ không qua người tham chiếu. Nhóm thứ ba là quê quán, dân tộc, niềm tin cá nhân, quan điểm riêng ngoài công việc.
Nhóm thứ tư tinh tế hơn: mức lương cũ. Nhiều người muốn hỏi để đối chiếu, nhưng đó là thông tin công ty cũ có thể coi là bí mật, và hỏi qua người tham chiếu khiến họ khó xử. Nếu cần, hỏi chính ứng viên và để ứng viên tự quyết có chia sẻ hay không.
Cũng không hỏi người tham chiếu về những chuyện ngoài phạm vi ứng viên đã đồng ý. Nếu tờ đồng ý ghi “kiểm quá trình làm việc tại công ty X”, thì việc hỏi người đó về đời sống riêng hay mạng xã hội của ứng viên là vượt phạm vi. Khi người tham chiếu tự kể chuyện đời tư, bạn không ghi vào hồ sơ và lịch sự đưa cuộc nói chuyện về công việc.
Đọc giữa các dòng: nghe cách người tham chiếu trả lời
Nội dung câu trả lời chỉ là một nửa. Nửa còn lại là cách trả lời. Một người làm việc thật với ứng viên sẽ trả lời câu hỏi hành vi bằng tên dự án, tháng năm, con số gần đúng, đôi khi cả chi tiết không mấy hay ho. Một người chỉ được nhờ nói đỡ thường trả lời bằng tính từ: chăm chỉ, nhiệt tình, cầu tiến, và lặp lại các tính từ đó cho mọi câu hỏi.
Sự ngập ngừng cũng là thông tin, nhưng phải đọc cẩn thận. Người tham chiếu ngập ngừng ở câu “có muốn làm việc lại không” rồi trả lời “cũng được” cho thấy điều khác hẳn với một câu “có, ngay lập tức”. Tuy vậy, người ít nói hoặc không quen nói chuyện điện thoại cũng ngập ngừng. So sánh mức ngập ngừng giữa các câu của cùng một người có ý nghĩa hơn so với người khác.
Cuối cùng, chú ý tới những gì không được nói. Bạn hỏi về khả năng quản lý mà người tham chiếu toàn kể về sự chăm chỉ, đó có thể là cách lịch sự để tránh nói rằng ứng viên quản lý chưa tốt. Ghi lại khoảng trống đó và hỏi lại một người tham chiếu khác.
Ghi chép câu trả lời để so sánh được giữa các ứng viên
Câu hỏi hay mà ghi chép lộn xộn thì sau hai ngày bạn chỉ còn nhớ cảm giác. Một phiếu ghi đơn giản giúp so hai ứng viên trên cùng mặt bằng và giúp người duyệt hiểu vì sao bạn kết luận như vậy.
- Kẻ phiếu ba cột cho mỗi câu hỏi: lời người tham chiếu (ghi sát nguyên văn), ví dụ cụ thể họ đưa ra (có hay không), và nhận xét của người kiểm.
- Đánh dấu riêng mọi chỗ lời người tham chiếu khác với hồ sơ hoặc lời ứng viên trong phỏng vấn, kể cả chỗ lệch nhỏ như tháng nghỉ việc.
- Ghi những câu người tham chiếu từ chối trả lời hoặc trả lời vòng vo, kèm nguyên văn câu họ dùng để từ chối.
- Hoàn thiện phiếu trong vòng một giờ sau cuộc gọi, khi trí nhớ còn rõ; để sang hôm sau là phần nhận xét lẫn vào phần lời kể.
- Cuối phiếu viết một đoạn tóm tắt ba câu: điều được xác nhận, điều còn nghi ngờ, điều cần hỏi thêm ứng viên hoặc người tham chiếu khác.
Phiếu ghi này cũng là thứ bảo vệ bạn nếu sau này ứng viên hỏi vì sao không được nhận. Một kết luận có ghi chép theo từng câu, giống nhau cho mọi người, khó bị coi là cảm tính hay thiên vị.
Nhờ AI soạn bộ câu hỏi từ bản mô tả công việc
Bộ câu hỏi ở trên là khung chung. Để sát với vị trí thật, bạn có thể đưa bản mô tả công việc cho chatbot và yêu cầu soạn câu hỏi. Ví dụ câu lệnh: “Đây là bản mô tả công việc quản lý cửa hàng bán lẻ đồ gia dụng, 8 nhân viên, mở cửa 7 ngày một tuần. Hãy liệt kê 5 năng lực quan trọng nhất của vị trí này, và với mỗi năng lực soạn 1 câu hỏi tham chiếu dạng hành vi cùng 1 câu hỏi tiếp. Không đưa câu hỏi về đời tư, sức khoẻ, gia đình”.
Câu lệnh thứ hai dùng sau phỏng vấn: “Sau phỏng vấn, còn ba điểm cần kiểm: ứng viên nói từng giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên, nói tự xây quy trình kiểm kho, và giải thích lý do nghỉ việc là cửa hàng đóng cửa. Hãy soạn câu hỏi tham chiếu để kiểm từng điểm mà không gợi ý câu trả lời”. Trước khi dán, bỏ tên ứng viên, tên cửa hàng cũ và mọi chi tiết nhận diện được.
Đọc lại bộ câu hỏi AI soạn với một con mắt nghi ngờ. Mô hình hay sinh câu hỏi dài, gộp nhiều ý, hoặc vô tình gợi ý đáp án. Cắt ngắn, tách đôi, và đọc to thử một lần: câu hỏi nào nghe như đang thẩm vấn thì sửa lại cho tự nhiên. Bộ câu hỏi đã chốt nên lưu thành mẫu cho vị trí đó để lần sau dùng lại.
Câu hỏi thường gặp
Nên gửi câu hỏi trước cho người tham chiếu không?
Có thể gửi trước phần chủ đề, như thời gian làm việc, phạm vi công việc, cách xử lý sai sót, để người tham chiếu chuẩn bị. Không nên gửi nguyên văn câu hỏi hành vi, vì câu trả lời soạn sẵn thường mất chi tiết và giống văn bản hơn là trí nhớ thật.
Hỏi tham chiếu qua tin nhắn hoặc thư điện tử có được không?
Được, khi người tham chiếu không sắp xếp được cuộc gọi, nhưng chất lượng thấp hơn vì bạn không hỏi tiếp được và không nghe được giọng. Nếu buộc phải hỏi bằng chữ, giới hạn ở bốn năm câu, mỗi câu yêu cầu một ví dụ, và đề nghị một cuộc gọi ngắn để làm rõ.
Có nên hỏi người tham chiếu về điểm yếu của ứng viên không?
Nên, nhưng bằng cách diễn đạt mềm hơn, ví dụ hỏi điều họ muốn góp ý để ứng viên làm tốt hơn, hoặc ứng viên cần được hỗ trợ gì trong tháng đầu. Cách hỏi này cho câu trả lời thật hơn và giúp bạn chuẩn bị kế hoạch hội nhập cho ứng viên nếu tuyển.
Một cuộc gọi tham chiếu nên kéo dài bao lâu?
Khoảng 15 đến 20 phút cho vị trí chủ chốt, gồm năm phút xác nhận và phần còn lại cho ba đến năm câu hỏi hành vi. Kéo dài quá 30 phút thường làm phiền người tham chiếu và khiến câu trả lời cuối qua loa hơn.
Có cần hỏi tất cả câu trong danh sách không?
Không. Danh sách là kho để chọn. Chuẩn bị nhiều hơn số câu sẽ hỏi, ưu tiên câu bám vào điểm nghi ngờ sau phỏng vấn, và dừng khi đã đủ thông tin để kết luận. Ghi rõ câu nào đã hỏi để so sánh công bằng giữa các ứng viên.
Người tham chiếu hỏi ngược lại về công ty mình thì trả lời thế nào?
Trả lời ngắn gọn, trung thực về vị trí đang tuyển và quy mô công ty, không tiết lộ thông tin khác của ứng viên như mức lương đề nghị hay kết quả phỏng vấn. Người tham chiếu cởi mở hơn khi thấy bên hỏi minh bạch và tôn trọng ứng viên.