Người tham chiếu giả là khi người nghe máy không phải người ứng viên nói, hoặc không giữ vai trò ứng viên nói: bạn bè đóng vai sếp cũ, người thân giả làm đồng nghiệp, đôi khi là chính ứng viên đổi giọng, hoặc người của một công ty không có thật. Cách chặn hiệu quả nhất rất đơn giản: tự tìm kênh liên hệ của công ty cũ từ nguồn công khai, không chỉ gọi số do ứng viên đưa.
Bài này liệt kê các kiểu tham chiếu giả hay gặp, các bước xác minh trước cuộc gọi, dấu hiệu trong cuộc gọi, và cách xử lý khi nghi ngờ mà không buộc tội oan ứng viên. Tất cả chỉ dùng nguồn công khai hợp pháp và trong phạm vi ứng viên đã đồng ý; không theo dõi, không dò thông tin cá nhân của người tham chiếu.
Các kiểu tham chiếu giả hay gặp
Bạn bè đóng vai cấp trên. Kiểu phổ biến nhất. Người nghe máy biết ứng viên thật, kể được vài chuyện thật, nhưng chưa từng là cấp trên. Thường lộ khi hỏi chi tiết về quy trình nội bộ, cơ cấu phòng ban, hay những người khác trong đội.
Đồng nghiệp ngang cấp nhận là quản lý. Người này làm cùng công ty thật, nên các chi tiết về công ty đều đúng. Chỉ có chức danh của họ bị nâng lên. Khó phát hiện nếu bạn không kiểm vai trò qua tổng đài hoặc bộ phận nhân sự nơi đó.
Công ty không có thật hoặc đã ngừng hoạt động. Kinh nghiệm được kê ở một công ty mà bạn không tìm thấy trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp, hoặc công ty đã giải thể từ trước thời gian ứng viên nói làm ở đó.
Dịch vụ tham chiếu thuê. Ở một số nơi có dịch vụ nhận đóng vai người tham chiếu, đôi khi kèm cả trang web, số tổng đài và địa chỉ thư điện tử trông như công ty thật. Kiểu này cần kiểm kỹ nhất vì mọi kênh do ứng viên đưa đều có thể là dựng sẵn.
Ứng viên tự trả lời. Hiếm hơn nhưng có. Dấu hiệu là giọng nói, cách dùng từ rất giống ứng viên trong phỏng vấn, và người tham chiếu biết những chi tiết mà chỉ ứng viên mới quan tâm, như mức lương ứng viên đề nghị bên bạn.
Xác minh trước khi gọi
Những bước dưới đây mất mười lăm đến ba mươi phút cho mỗi người tham chiếu, và là phần chặn được nhiều gian lận nhất.
- Tra tên công ty cũ trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: có tồn tại không, tình trạng hoạt động, ngày thành lập có trước thời gian ứng viên nói làm ở đó không, địa chỉ trụ sở ở đâu.
- Tìm kênh liên hệ chính thức của công ty từ nguồn bạn tự tìm: trang thông tin của công ty, tổng đài in trên hoá đơn hoặc bao bì sản phẩm, danh bạ hiệp hội ngành. Không lấy từ CV.
- So kênh ứng viên đưa với kênh bạn tự tìm. Người tham chiếu dùng thư điện tử miễn phí cá nhân không phải dấu hiệu xấu, nhất là khi họ đã nghỉ công ty đó; nhưng khi ứng viên đưa một địa chỉ thư mang tên miền giống tên công ty mà khác tên miền trên trang chính thức, đó là điểm cần kiểm.
- Gọi tổng đài hoặc bộ phận nhân sự để xác nhận người tham chiếu từng làm ở đó với vai trò đó. Nếu họ đã nghỉ, hỏi xác nhận ứng viên có làm ở đó không, thời gian nào.
- Nếu người tham chiếu đã chuyển công ty, có thể xác minh họ qua nơi làm hiện tại của họ, hoặc qua một người thứ hai ở công ty cũ.
- Ghi lại nguồn và kết quả của từng bước vào phiếu thẩm định.
Bước một chỉ cho biết công ty có đăng ký, không cho biết hoạt động thật hay quy mô thật. Một công ty đăng ký hợp lệ vẫn có thể là vỏ trống. Kết hợp với bước hai và bốn để có bức tranh đủ.
Dấu hiệu trong cuộc gọi
Kể cả khi đã xác minh trước, cuộc gọi vẫn cho thêm tín hiệu. Mỗi dấu hiệu dưới đây có thể có lý do vô tình; điều đáng chú ý là khi nhiều dấu hiệu xuất hiện cùng lúc.
| Dấu hiệu | Vì sao đáng chú ý | Lý do vô tình có thể có |
|---|---|---|
| Người nghe máy trả lời ngay như đang chờ sẵn | Người tham chiếu thật thường cần một lúc để nhớ ứng viên | Ứng viên đã báo trước là bạn sẽ gọi |
| Khen toàn tính từ, không kể được ví dụ nào | Người làm việc thật nhớ sự việc | Người tham chiếu ít nói, bận, hoặc làm cùng đã lâu |
| Không biết tên những người khác trong đội, cơ cấu phòng ban | Cấp trên thật biết đội của mình | Công ty lớn, người tham chiếu quản lý nhiều đội |
| Mốc thời gian khớp từng chữ với CV, kể cả chỗ CV ghi sai | Người tham chiếu có thể đang đọc theo CV | Người tham chiếu vừa xem lại hồ sơ cũ |
| Từ chối mọi kênh liên lạc khác ngoài số di động riêng | Không xác minh được vai trò qua công ty | Đã nghỉ công ty cũ, không muốn bị làm phiền ở nơi mới |
Dấu hiệu thứ tư thú vị nhất. Nếu CV có một chỗ sai nhỏ mà bạn đã biết qua xác minh, ví dụ ghi nhầm tháng, và người tham chiếu lặp đúng chỗ sai đó, khả năng họ đang nhìn theo CV khá cao. Tuy nhiên đừng cố tình cài bẫy bằng câu hỏi chứa thông tin sai; chỉ ghi nhận khi điều này tự xảy ra.
Câu hỏi tự nhiên giúp kiểm vai trò người tham chiếu
Mục tiêu là kiểm vai trò mà không biến cuộc gọi thành cuộc thẩm vấn. Những câu dưới đây vốn là câu hỏi tham chiếu bình thường, chỉ có thêm tác dụng kiểm chứng.
- Lúc đó đội của anh chị gồm bao nhiêu người, ứng viên phụ trách phần nào so với những người còn lại?
- Anh chị đánh giá công việc của ứng viên theo cách nào, có buổi đánh giá định kỳ không?
- Ứng viên báo cáo cho anh chị trực tiếp hay qua một người khác?
- Khi ứng viên nghỉ, ai nhận lại phần việc của ứng viên?
- Hiện anh chị còn làm ở công ty đó không? Nếu đã chuyển, anh chị rời công ty trước hay sau ứng viên?
- Có ai khác trong công ty cũ biết công việc của ứng viên mà bên mình có thể hỏi thêm không?
Câu cuối là phép thử nhẹ nhàng nhất. Người tham chiếu thật thường sẵn lòng gợi ý thêm một hai người; người đóng vai thường lảng tránh hoặc gợi ý người không liên lạc được. Dù vậy, một câu trả lời từ chối không đủ để kết luận, vì nhiều người không muốn đưa thông tin đồng nghiệp cũ.
Khi nghi ngờ: xử lý mà không buộc tội oan
Khi có nhiều dấu hiệu cùng chiều, đừng gọi lại người tham chiếu để vặn hỏi, cũng đừng nói với ứng viên “bên em biết anh dùng tham chiếu giả”. Bạn chưa có bằng chứng chắc chắn, và kết luận sai có thể gây tổn hại thật cho một người vô tội. Thay vào đó, coi phần tham chiếu đó là chưa xác minh được, và đề nghị ứng viên thêm một người tham chiếu có thể xác nhận qua kênh chính thức của công ty cũ, ví dụ qua bộ phận nhân sự.
Trao đổi với ứng viên theo hướng quy trình: “Bên công ty cần ít nhất một người tham chiếu xác nhận được qua tổng đài hoặc bộ phận nhân sự nơi cũ, anh chị giúp bổ sung”. Ứng viên trung thực thường bổ sung được, hoặc giải thích lý do hợp lý như công ty cũ đã giải thể. Ứng viên dùng tham chiếu giả thường rút lui ở bước này.
Nếu sau khi bổ sung vẫn không xác minh được, quyết định dựa trên những gì đã xác minh được, và ghi rõ trong hồ sơ. Không chia sẻ nghi ngờ với công ty khác, không đăng lên nhóm tuyển dụng hay mạng xã hội. Nếu phát hiện gian dối rõ ràng sau khi đã ký hợp đồng, hướng xử lý nên hỏi luật sư theo quy định lao động hiện hành.
Thiết kế quy trình để tham chiếu giả khó lọt từ đầu
Phát hiện tham chiếu giả trong cuộc gọi là việc khó. Dễ hơn nhiều là thiết kế quy trình sao cho tham chiếu giả không có chỗ đứng. Ngay ở mẫu thông tin ứng viên điền, yêu cầu ghi rõ với từng người tham chiếu: quan hệ công việc là gì (cấp trên trực tiếp, đồng nghiệp, cấp dưới), làm cùng từ khi nào tới khi nào, người đó còn làm ở công ty cũ không. Khi ứng viên phải ghi đúng vai trò từ đầu, việc giới thiệu bạn bè thành sếp cũ trở thành khai sai rõ ràng, không còn là sự mập mờ.
Ghi trong thông báo tuyển dụng hoặc tờ đồng ý rằng công ty sẽ xác nhận vai trò người tham chiếu qua kênh chính thức của công ty cũ. Chỉ một câu này đã khiến nhiều người định dùng tham chiếu giả tự rút lui, mà không ứng viên trung thực nào thấy phiền.
Cuối cùng, với vị trí giữ tiền hay quản lý, yêu cầu ít nhất một người tham chiếu xác minh được qua công ty. Những người tham chiếu còn lại có thể linh hoạt hơn, nhưng có một điểm neo chắc chắn giúp bạn đánh giá độ tin cậy của cả nhóm.
AI giúp kiểm tính nhất quán, không giúp đoán người thật giả
Một cách dùng AI hữu ích ở đây là kiểm tính nhất quán giữa các nguồn đã che tên. Câu lệnh mẫu: “Dưới đây là phần kinh nghiệm trong CV của Ứng viên A và ghi chép hai cuộc gọi tham chiếu, đã thay tên bằng ký hiệu. Liệt kê mọi chi tiết về thời gian, chức danh, quy mô đội, dự án mà các nguồn nói khác nhau, và những chi tiết mà người tham chiếu lặp lại gần như nguyên văn cách viết trong CV”.
Phần thứ hai của câu lệnh giúp phát hiện người tham chiếu đọc theo CV. Tuy nhiên kết quả chỉ là danh sách gợi ý để bạn xem lại ghi chép gốc, vì mô hình có thể đánh dấu những trùng hợp hoàn toàn bình thường, như cùng gọi tên một dự án.
Đừng đưa ghi âm giọng nói người tham chiếu cho AI “phân tích xem có phải cùng một người với ứng viên không”. Việc đó vừa vượt phạm vi đồng ý, vừa xử lý dữ liệu sinh trắc học của người không liên quan, vừa cho kết quả không đáng tin để ra quyết định về một con người.
Câu hỏi thường gặp
Người tham chiếu chỉ cho số di động cá nhân thì có đáng ngờ không?
Không nhất thiết. Nhiều người đã nghỉ công ty cũ hoặc không muốn nhận cuộc gọi tại nơi làm mới. Bạn chỉ cần xác minh thêm một lớp: gọi tổng đài công ty cũ để xác nhận người đó từng làm ở đó với vai trò đó, hoặc nhờ ứng viên bổ sung một người xác minh được qua kênh chính thức.
Công ty cũ của ứng viên đã giải thể thì xác minh thế nào?
Tra cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp để xác nhận công ty từng tồn tại trong khoảng thời gian ứng viên kể. Sau đó tìm người từng giữ vai trò quản lý ở đó qua nơi làm hiện tại của họ, và hỏi ứng viên các giấy tờ họ còn giữ như hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc, quá trình đóng bảo hiểm.
Có nên gọi người tham chiếu vào giờ hành chính hay ngoài giờ?
Nên hẹn trước và gọi vào giờ người tham chiếu chọn. Gọi bất ngờ để thử phản ứng thường không cho thêm thông tin đáng tin, mà khiến người tham chiếu thật khó chịu. Phần xác minh vai trò nên làm qua tổng đài công ty trong giờ hành chính.
Phát hiện tham chiếu giả có nên báo cho công ty cũ của ứng viên không?
Thường không cần. Việc này là giữa bạn và ứng viên trong phạm vi tuyển dụng. Chỉ cân nhắc khi có người mạo danh nhân viên của công ty đó, và khi đó nên trao đổi thận trọng với bộ phận nhân sự của họ, không chia sẻ thêm thông tin cá nhân của ứng viên.
Thuê dịch vụ kiểm tham chiếu chuyên nghiệp có chặn được tham chiếu giả không?
Dịch vụ tốt có quy trình xác minh danh tính người tham chiếu và có kinh nghiệm phát hiện dấu hiệu bất thường, nên chặn được phần lớn trường hợp. Tuy nhiên công ty vẫn phải chọn dịch vụ cẩn thận, kiểm cách họ thu thập dữ liệu, và có đồng ý của ứng viên cho bên dịch vụ tham gia.
Ứng viên nhờ bạn bè làm tham chiếu vì công ty cũ không hợp tác thì có phải gian lận không?
Nếu ứng viên nói rõ người đó là bạn hoặc đồng nghiệp ngang cấp, đó không phải gian lận, chỉ là tham chiếu có giá trị thấp hơn. Gian lận là khi người đó được giới thiệu sai vai trò. Hỏi ứng viên mô tả đúng quan hệ công việc với từng người tham chiếu ngay từ đầu.