Tham chiếu thương mại là việc hỏi một hai nhà cung cấp đang bán chịu cho khách xem khách thực sự trả tiền thế nào. Báo cáo tài chính cho biết khách có tiền hay không; tham chiếu cho biết khách có thói quen trả hay không. Hai điều này không phải lúc nào cũng đi cùng nhau.
Bài này hướng dẫn cách xin tham chiếu có sự đồng ý của khách, cách kiểm người tham chiếu không phải người quen của khách đóng vai, mười câu hỏi nên hỏi, cách đọc câu trả lời, và cách trả lời đúng mực khi người khác hỏi bạn về khách của mình. Phần cuối nói về việc dùng AI chuẩn bị và tóm tắt cuộc gọi.
Vì sao tham chiếu có giá trị, và giới hạn của nó
Nhà cung cấp khác của khách có thứ bạn không có: dữ liệu thanh toán thật trong nhiều tháng. Họ biết khách trả đúng hạn hay phải nhắc, trả đủ hay trả từng phần, có lần nào kéo dài bất thường, có đổi người phụ trách thanh toán không. Đây là thông tin gần nhất với câu hỏi "khách có trả mình không".
Giới hạn của tham chiếu cũng rõ. Khách sẽ chỉ đưa tên những nhà cung cấp quan hệ tốt, thường là nơi họ trả đúng hạn nhất, có khi chính vì muốn giữ nguồn tham chiếu đẹp. Người trả lời có thể dè dặt vì không muốn làm mất lòng khách của mình. Và trong vài trường hợp, "nhà cung cấp" là người quen của khách đóng vai.
Vì vậy tham chiếu là một nguồn bổ sung, không phải bằng chứng quyết định. Giá trị lớn nhất của nó nằm ở chi tiết và ở chỗ không khớp: khách khai mua chịu 60 ngày ở nơi khác, nhà cung cấp nói chỉ cho 15 ngày; khách khai quan hệ ba năm, nhà cung cấp nói mới bán từ đầu năm. Mỗi chỗ lệch là một câu hỏi cho khách.
Tham chiếu cũng không thay được bước kiểm pháp lý và đọc số liệu. Một khách có thể trả rất đúng hạn cho nhà cung cấp chính của mình trong khi đã bắt đầu kéo dài với những nơi nhỏ hơn, vì họ biết nơi nào quan trọng không thể mất. Nếu bạn là nhà cung cấp nhỏ trong danh sách của khách, hãy tự hỏi mình sẽ được xếp ở đâu trong hàng đợi khi tiền mặt của khách căng, và dùng câu trả lời đó để chọn mức hạn mức, chứ không chỉ dựa vào việc nơi khác được trả đúng hạn.
Xin tham chiếu và sự đồng ý
Xin trong phiếu đề nghị. Phần tham chiếu nằm sẵn trên phiếu: tên nhà cung cấp, mặt hàng, thời gian quan hệ, người liên hệ. Xin ít nhất hai, tốt nhất ba để có thể so.
Có dòng đồng ý rõ ràng. Khách ký đồng ý cho bạn liên hệ các nhà cung cấp đó để hỏi về lịch sử giao dịch và thanh toán. Khi gọi, bạn nói rõ khách đã đồng ý. Nhiều nơi sẽ không trả lời nếu không có điều này, và họ đúng.
Ưu tiên nhà cung cấp cùng quy mô. Tham chiếu từ một nơi chỉ bán cho khách vài triệu mỗi tháng ít giá trị với hạn mức vài trăm triệu. Hỏi khách nhà cung cấp lớn nhất của họ là ai.
Báo khách là bạn sẽ gọi. Nói trước với khách thời điểm bạn liên hệ để họ báo cho đối tác, tránh cuộc gọi bất ngờ khiến người trả lời ngại.
Không tự tìm đối tác của khách để hỏi sau lưng. Trong ngành nhỏ, ai cũng biết nhau, và việc dò hỏi không có đồng ý có thể làm hỏng quan hệ hoặc lan thành tin đồn về khách. Chỉ hỏi người khách đã đồng ý cho hỏi.
Kiểm người tham chiếu là thật
Trước khi gọi, dành mười phút kiểm người được nêu tên thật sự là một nhà cung cấp hoạt động độc lập:
- Tra mã số thuế và tình trạng của nhà cung cấp đó trên nguồn công khai, như bạn tra khách. Doanh nghiệp vừa lập vài tháng, trùng địa chỉ hoặc trùng người đại diện với khách là dấu hiệu cần dè chừng.
- Tìm số liên lạc của nhà cung cấp từ nguồn độc lập (trang thông tin của họ, danh bạ ngành, hoá đơn cũ bạn từng nhận) thay vì chỉ dùng số khách đưa. Gọi qua tổng đài công ty rồi xin gặp người phụ trách công nợ.
- Hỏi người trả lời vài câu chỉ người làm thật mới biết: mặt hàng chính, điều khoản giao hàng, ai là người liên hệ bên khách. Câu trả lời mơ hồ hay quá trơn tru đều đáng chú ý.
- So mặt hàng nhà cung cấp bán với ngành nghề của khách. Khách làm nhà hàng mà tham chiếu là công ty phần mềm thì cần hỏi lý do.
- Cẩn thận khi cả ba tham chiếu đều khen hết lời mà không có chi tiết nào. Người thật làm công nợ thường nói kiểu "nói chung đúng hạn, tháng Tết có chậm hai tuần".
Mục đích của bước này không phải nghi ngờ mọi người, mà là để không bị một kịch bản đơn giản đánh lừa. Phần lớn tham chiếu là thật; vài phút kiểm giúp bạn yên tâm với phần lớn đó.
Mười câu hỏi nên hỏi người tham chiếu
Hỏi ngắn, cụ thể, xin con số khoảng chứ không xin số chính xác. Người trả lời thường thoải mái hơn khi chỉ cần nói "khoảng".
- Anh chị bán cho khách này từ khoảng khi nào, mặt hàng gì?
- Thời hạn thanh toán anh chị cho khách là bao nhiêu ngày?
- Thực tế khách thường trả sau bao nhiêu ngày kể từ hoá đơn?
- Dư nợ thường xuyên của khách ở mức khoảng bao nhiêu, cao nhất từng tới khoảng bao nhiêu?
- Trong năm qua có lần nào khách trả chậm đáng kể không, lý do là gì?
- Khách trả đủ từng hoá đơn hay trả gộp, trả từng phần?
- Có lần nào phải tạm dừng giao hàng vì công nợ không?
- Người phụ trách thanh toán bên khách có thay đổi gần đây không?
- Gần đây lượng mua của khách tăng, giảm hay ổn định?
- Nếu khách xin tăng hạn mức, anh chị có sẵn sàng tăng không?
Câu cuối thường cho câu trả lời thật nhất, vì người trả lời phải đặt tiền của chính mình vào nhận xét. Một câu "thì cũng được, nhưng chắc giữ như cũ thôi" nói nhiều hơn mọi lời khen trước đó.
Đọc câu trả lời: tín hiệu tốt, tín hiệu cần hỏi thêm
Bảng dưới gợi ý cách hiểu một số câu trả lời hay gặp. Mỗi tín hiệu chỉ là một mảnh; kết luận dựa trên nhiều mảnh cùng chiều.
| Câu trả lời | Thường có nghĩa | Nên làm gì |
|---|---|---|
| Trả đúng hạn, có chậm vài ngày vào dịp lễ | Khách bình thường, quản lý tiền có kế hoạch | Ghi nhận, đối chiếu với các nguồn khác |
| Hạn 30 ngày nhưng thường trả sau 50 đến 60 ngày | Khách kéo dài thời hạn một cách có hệ thống | Tính trước rằng bạn cũng sẽ bị kéo; điều chỉnh hạn mức |
| Gần đây hay trả từng phần | Tiền mặt của khách có thể đang căng | Hỏi khách lý do, xem lại báo cáo, cân nhắc giảm mức |
| Người phụ trách thanh toán vừa đổi | Có thể chỉ là nhân sự, có thể là thay đổi lớn hơn | Hỏi khách, kiểm người đại diện theo pháp luật có đổi không |
| Mới bán vài tháng, chưa có gì để nói | Tham chiếu ít giá trị | Xin thêm tham chiếu lâu năm hơn |
| Từ chối trả lời dù khách đã đồng ý | Có thể là chính sách công ty, có thể là ngại nói điều xấu | Không kết luận, nhưng không tính đây là tham chiếu tốt |
Ghi lại câu trả lời ngay sau cuộc gọi, kèm tên người trả lời, chức danh, ngày giờ. Ghi theo lời họ nói, tách riêng phần nhận xét của bạn.
Khi người khác gọi hỏi bạn về khách của mình
Đến lượt bạn được hỏi, hãy làm như điều bạn mong người khác làm: kiểm người hỏi là ai, hỏi họ khách đã đồng ý cho tham chiếu chưa, và nếu chưa chắc thì gọi lại cho khách xác nhận. Không trả lời qua tin nhắn cho một số lạ tự xưng là nhà cung cấp.
Khi trả lời, chỉ nói sự kiện bạn biết chắc: thời gian quan hệ, thời hạn cho nợ, thói quen trả trong khoảng thời gian gần đây, có lần dừng giao hàng không. Tránh nhận xét về con người, tránh suy đoán về tình hình tài chính, tránh kể chuyện nội bộ của khách. Một câu kiểu "nghe nói họ sắp vỡ nợ" có thể gây thiệt hại thật cho khách và rắc rối cho chính bạn nếu sai.
Nhiều công ty đặt quy định nội bộ: chỉ kế toán công nợ hoặc trưởng phòng được trả lời tham chiếu, theo một mẫu câu trả lời cố định, và ghi lại ai đã hỏi về khách nào. Quy định này bảo vệ khách, bảo vệ công ty, và tạo uy tín trong ngành, vì người hỏi biết câu trả lời của bạn là thận trọng và đáng tin.
Dùng AI chuẩn bị và tóm tắt cuộc gọi
Trước cuộc gọi, AI giúp điều chỉnh bộ câu hỏi theo ngành: "Hãy điều chỉnh mười câu hỏi tham chiếu thương mại dưới đây cho ngành vật liệu xây dựng, nơi khách thường là nhà thầu phụ thuộc vào tiến độ thanh toán của chủ đầu tư. Thêm hai câu hỏi về rủi ro đặc thù của ngành." Bạn chọn lọc, không cần dùng hết.
Sau cuộc gọi, bạn có thể dán ghi chép thô (đã thay tên khách, tên nhà cung cấp, tên người bằng ký hiệu) và nhờ AI sắp thành bảng: câu hỏi, câu trả lời, chỗ khớp và chỗ lệch so với phiếu đề nghị của khách. Đây là việc AI làm nhanh và chính xác hơn người đang mệt cuối ngày.
Một lưu ý: không ghi âm cuộc gọi tham chiếu nếu người trả lời không biết và không đồng ý, và không đưa bản ghi âm vào công cụ chuyển giọng nói ra chữ của bên ngoài khi chưa có sự đồng ý đó. Ghi chép tay hoặc gõ trong lúc nói là đủ. Bản tóm tắt cuối cùng do bạn đọc lại, sửa, và đưa vào phiếu thẩm định.
Câu hỏi thường gặp
Khách không muốn cung cấp tham chiếu thì sao?
Hỏi lý do. Có khách thật sự mới, chưa có nhà cung cấp nào cho nợ. Khi đó bạn thẩm định dựa trên các nguồn khác và bắt đầu với hạn mức nhỏ hoặc trả trước. Khách từ chối mà không có lý do rõ ràng nên được xem là thiếu thông tin quan trọng.
Có nên gọi hỏi nhà cung cấp mà khách không nêu tên không?
Không nên. Chỉ hỏi những nơi khách đã đồng ý cho hỏi. Dò hỏi sau lưng dễ làm hỏng quan hệ, lan thành tin đồn về khách, và nhà cung cấp kia cũng không có lý do để chia sẻ thông tin của khách họ với bạn.
Làm sao biết người tham chiếu không phải người quen của khách đóng vai?
Tra mã số thuế và tình trạng của nhà cung cấp đó, kiểm họ không trùng địa chỉ hay người đại diện với khách, tìm số liên lạc từ nguồn độc lập và gọi qua tổng đài, hỏi vài câu chi tiết mà chỉ người làm thật mới trả lời được.
Người tham chiếu nói tốt nhưng báo cáo tài chính xấu thì tin bên nào?
Không tin hẳn bên nào. Tham chiếu tốt cho thấy khách đang ưu tiên trả nhà cung cấp đó; báo cáo xấu cho thấy tiền có thể sắp căng. Thường hợp lý là cho hạn mức thận trọng, theo dõi sát, và rà lại sớm hơn bình thường.
Khi trả lời tham chiếu về khách của mình, nên nói tới đâu?
Chỉ nói sự kiện bạn biết chắc về giao dịch giữa hai bên, như thời gian quan hệ, thời hạn nợ, thói quen trả. Không nhận xét về con người, không đoán tình hình tài chính, và chỉ trả lời khi đã xác nhận khách đồng ý.
Có thể nhờ AI gọi điện hỏi tham chiếu thay không?
Không nên. Cuộc gọi tham chiếu dựa vào sự tin cậy giữa người với người và khả năng nghe ra sự ngập ngừng. AI giúp tốt ở khâu chuẩn bị câu hỏi và sắp xếp ghi chép sau cuộc gọi, còn cuộc gọi nên do người thẩm định làm.