Hạn mức công nợ là số tiền tối đa một khách được nợ bạn tại cùng một thời điểm, đi kèm số ngày tối đa mỗi hoá đơn được nợ. Hai con số này quyết định bạn có thể mất bao nhiêu nếu khách gặp chuyện, và bạn phải ứng bao nhiêu vốn lưu động để phục vụ khách đó.
Phần lớn doanh nghiệp nhỏ đặt hạn mức theo cảm tính: khách trông lớn thì cho nhiều, khách nói ngọt thì cho dài. Bài này đưa ra bốn cách ước lượng có căn cứ, cách ghép chúng lại, một bậc thang dành cho khách mới, và cách dùng bảng tính có AI hỗ trợ để thử độ nhạy. Mọi con số trong bài là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính.
Hai con số, hai câu hỏi khác nhau
Số tiền trả lời câu hỏi "nếu khách này không trả, mình chịu mất tối đa bao nhiêu". Số ngày trả lời câu hỏi "mình ứng vốn cho khách bao lâu". Hai câu hỏi này liên quan nhưng không giống nhau: một khách đáng tin nhưng chu kỳ bán hàng dài có thể cần nhiều ngày nhưng số tiền vừa phải; một khách mua nhiều nhưng tiền về nhanh có thể cần số tiền lớn nhưng chỉ mười ngày.
Hai con số cũng ràng buộc nhau qua nhu cầu mua. Nếu khách mua đều mỗi tháng 120 triệu và được nợ 45 ngày, dư nợ bình thường của họ dao động quanh 180 triệu (ví dụ giả định). Đặt hạn mức 100 triệu với thời hạn 45 ngày là tự mâu thuẫn: khách sẽ chạm trần sau ba tuần và bạn phải chọn giữa dừng giao hàng hoặc vượt hạn mức. Ngược lại, đặt hạn mức 500 triệu là cho khách một khoảng trống để tăng nợ mà không ai để ý.
Vì vậy cách làm đúng là ước lượng nhu cầu thật trước, rồi so với mức rủi ro bạn chịu được và năng lực của khách, cuối cùng lấy con số thấp nhất trong các cách tính. Nếu con số thấp nhất không đủ phục vụ nhu cầu, bạn bàn với khách các điều kiện bổ sung như đặt cọc, bảo lãnh hoặc rút ngắn thời hạn, chứ không nâng hạn mức cho vừa.
Bốn cách ước lượng số tiền, lấy mức thấp nhất
Mỗi cách nhìn khoản nợ từ một góc. Không cách nào đúng một mình; dùng cả bốn giúp bạn thấy ngay góc nào đang giới hạn.
| Cách | Công thức gợi ý | Nhìn từ góc nào |
|---|---|---|
| Theo nhu cầu mua | Lượng mua bình quân mỗi ngày × số ngày nợ × hệ số dư 1,2 | Khách cần bao nhiêu để làm ăn bình thường |
| Theo năng lực khách | Một phần nhỏ của vốn chủ sở hữu hoặc của doanh thu tháng của khách | Khách gánh được bao nhiêu nợ với một nhà cung cấp |
| Theo khẩu vị rủi ro của bạn | Một tỷ lệ của lợi nhuận năm của chính bạn, ví dụ không quá một phần mười cho một khách | Mất khoản này thì công ty có lung lay không |
| Theo tham chiếu | Mức nhà cung cấp khác đang cho khách nợ và khách trả đúng hạn | Thị trường đang tin khách tới đâu |
Tỷ lệ trong cột công thức là ví dụ giả định; mỗi ngành, mỗi công ty có ngưỡng riêng. Điều quan trọng là bạn viết ra tỷ lệ mình dùng, áp như nhau cho mọi khách, và chỉnh lại sau khi có dữ liệu thực tế một hai năm.
Cách theo khẩu vị rủi ro thường bị bỏ qua nhất, trong khi nó bảo vệ chính bạn. Một khách lớn chiếm nửa doanh số không có nghĩa là bạn nên để họ nợ bằng nửa lợi nhuận năm.
Một ví dụ giả định tính từ đầu đến cuối
Công ty phân phối bao bì ở Đồng Nai nhận đề nghị mua chịu từ một xưởng thực phẩm mới. Các con số dưới đây đều là giả định.
- Nhu cầu: xưởng dự kiến mua khoảng 90 triệu mỗi tháng, tức 3 triệu mỗi ngày. Xin nợ 30 ngày. Nhu cầu = 3 × 30 × 1,2 = 108 triệu.
- Năng lực khách: báo cáo tài chính cho thấy vốn chủ khoảng 1,5 tỷ. Công ty bao bì đặt quy tắc không cho một khách nợ quá 10% vốn chủ của khách, tức 150 triệu.
- Khẩu vị rủi ro: lợi nhuận sau thuế năm trước của công ty bao bì khoảng 900 triệu, quy tắc không quá một phần mười cho một khách, tức 90 triệu.
- Tham chiếu: một nhà cung cấp khác cho xưởng nợ 70 triệu, xưởng trả đúng hạn. Mức này gợi ý thị trường đã tin xưởng ở khoảng 70 đến 100 triệu.
- Lấy mức thấp nhất có căn cứ: 90 triệu theo khẩu vị rủi ro. Mức này thấp hơn nhu cầu 108 triệu một chút.
- Điều chỉnh bằng điều kiện: cho hạn mức 90 triệu, thời hạn 25 ngày thay vì 30. Với 25 ngày, nhu cầu chỉ còn 3 × 25 × 1,2 = 90 triệu, vừa khít. Kèm điều kiện rà lại sau sáu tháng.
Ví dụ cho thấy rút ngắn số ngày là cách giảm nhu cầu hạn mức mà không làm khách thiếu hàng. Nhiều khách chấp nhận nợ ngắn hơn nếu được giao hàng ổn định.
Số ngày nợ dựa vào đâu
Chu kỳ tiền của khách. Khách bán lẻ thu tiền mặt hằng ngày thì không cần nợ dài. Khách là nhà thầu chờ chủ đầu tư nghiệm thu thì chu kỳ dài và bất định hơn. Hỏi khách bán cho ai, thu tiền sau bao lâu, sẽ hiểu họ thật sự cần bao nhiêu ngày.
Thông lệ ngành. Mỗi ngành có mức nợ quen thuộc. Bạn không cần dài hơn thông lệ để giành khách nếu chất lượng và giao hàng tốt; dài hơn thông lệ thường kéo theo những khách đang bị nơi khác từ chối.
Dòng tiền của chính bạn. Nếu bạn phải trả nhà cung cấp của mình trong 15 ngày mà cho khách nợ 60 ngày, bạn đang tự vay để tài trợ cho khách. Đặt số ngày sao cho khoảng chênh này nằm trong khả năng vốn lưu động.
Ngày bắt đầu tính. Ghi rõ tính từ ngày giao hàng, ngày xuất hoá đơn hay ngày khách nhận đủ hàng. Nhiều tranh cãi về "trễ hạn" bắt nguồn từ chỗ hai bên hiểu khác nhau mốc này.
Ưu đãi trả sớm. Một số công ty chiết khấu nhỏ cho khách trả trước hạn. Cách này kéo tiền về nhanh, nhưng phải tính xem chiết khấu có lớn hơn chi phí vốn của bạn không.
Bậc thang hạn mức cho khách mới
Khách mới chưa có lịch sử với bạn. Thay vì đặt ngay mức đầy đủ, nhiều công ty dùng bậc thang: bắt đầu nhỏ, nâng theo dữ liệu thanh toán thật. Mốc thời gian và tỷ lệ là ví dụ giả định.
| Giai đoạn | Hạn mức | Điều kiện để lên bậc |
|---|---|---|
| Ba tháng đầu | Khoảng một phần ba mức tính được, hoặc trả trước một phần | Mọi hoá đơn trả đúng hạn, không phải nhắc quá một lần |
| Tháng thứ tư đến thứ sáu | Khoảng hai phần ba mức tính được | Tiếp tục đúng hạn, lượng mua ổn định như đã khai |
| Từ tháng thứ bảy | Mức đầy đủ đã duyệt | Rà lại pháp lý và tình hình chung trước khi nâng |
| Khi khách xin vượt | Thẩm định lại theo mức mới | Có lý do kinh doanh cụ thể, có thể kèm điều kiện bổ sung |
Bậc thang còn có tác dụng phụ quý: khách có ý định mua một lô lớn rồi biến mất thường không kiên nhẫn đi hết ba tháng trả đúng hạn với số tiền nhỏ. Người mua thật thì hiểu và chấp nhận.
Hãy thông báo bậc thang cho khách ngay từ đầu, bằng văn bản, để họ biết lộ trình và không coi việc hạn mức ban đầu thấp là thiếu tin tưởng.
Dùng AI làm bảng tính hạn mức và thử độ nhạy
Chatbot hữu ích ở hai việc: dựng khung bảng tính và thử các kịch bản. Bạn có thể yêu cầu: "Hãy dựng một bảng tính hạn mức công nợ với bốn cách ước lượng: theo nhu cầu mua, theo vốn chủ của khách, theo lợi nhuận năm của công ty bán, theo tham chiếu. Mỗi cách một dòng, có ô nhập tỷ lệ, dòng cuối lấy giá trị thấp nhất. Viết công thức theo kiểu bảng tính thông dụng." Bạn dán công thức vào bảng tính của mình và tự nhập số.
Phần thử độ nhạy: "Với số liệu giả định dưới đây, nếu khách chậm trả 30 ngày so với thời hạn, dư nợ tối đa sẽ lên bao nhiêu? Nếu lượng mua tăng 50% vào mùa cao điểm thì sao? Trình bày thành bảng ba kịch bản." Câu trả lời giúp bạn thấy hạn mức có đủ chỗ cho mùa vụ không, và nếu khách trượt hạn thì bạn phơi nhiễm tới đâu.
Hai điều phải giữ: số liệu của khách đã che tên và làm tròn trước khi dán, và mọi phép tính AI trả về phải được tính lại trong bảng tính của bạn. Chatbot có thể nhầm phép nhân hoặc tự đổi đơn vị, và một số sai ở hàng trăm triệu là đủ gây hậu quả. AI dựng khung, bạn giữ số.
Ghi hạn mức vào đâu để nó thật sự có hiệu lực
Một hạn mức chỉ nằm trong đầu giám đốc hoặc trong email nội bộ thì sớm muộn sẽ bị vượt mà không ai biết. Hạn mức cần xuất hiện ở năm chỗ:
- Hợp đồng nguyên tắc hoặc thông báo chấp thuận gửi khách: số tiền, số ngày, mốc tính ngày, ngày hết hạn của hạn mức.
- Phần mềm bán hàng hoặc kế toán: gắn hạn mức với mã khách để hệ thống cảnh báo hoặc chặn đơn khi dư nợ cộng đơn mới vượt mức.
- Phiếu thẩm định lưu hồ sơ: các con số đã tính, tỷ lệ đã dùng, người đề xuất, người duyệt, ngày duyệt.
- Danh sách hạn mức cho bộ phận giao hàng: kho biết khách nào đang bị tạm dừng giao để không xuất hàng theo lời nhắn miệng.
- Lịch rà soát: một nhắc việc trước ngày hết hạn của hạn mức một tháng để kịp thu thập dữ liệu mới.
Nếu cần soạn điều khoản về hạn mức, quyền tạm dừng giao hàng hay lãi chậm trả trong hợp đồng, bạn nên nhờ người có chuyên môn pháp lý rà lại; quy định về mức lãi và mức phạt có giới hạn mà hợp đồng tự soạn hay viết sai.
Câu hỏi thường gặp
Khách lớn, có tiếng thì có cần tính hạn mức không?
Vẫn cần. Khách lớn có thể trả chậm vì quy trình nội bộ dài, và một khoản phải thu lớn với một khách duy nhất là rủi ro tập trung cho chính bạn. Tính theo khẩu vị rủi ro của công ty bạn thường là giới hạn quan trọng nhất với khách lớn.
Không có báo cáo tài chính của khách thì tính theo năng lực thế nào?
Bỏ qua cách đó và dựa vào ba cách còn lại, đồng thời giảm mức ban đầu và dùng bậc thang. Bạn cũng có thể xin khách bảng tự khai doanh thu và công nợ phải trả, ghi rõ là số tự khai trong hồ sơ.
Có nên cho khách nợ dài hơn để giành khách từ đối thủ không?
Đó là quyết định kinh doanh, nhưng hãy tính chi phí vốn của những ngày nợ thêm và nhớ rằng nợ dài thu hút cả những khách đang bị nơi khác siết. Nếu quyết định cho dài hơn, hãy bù bằng hạn mức thấp hơn hoặc điều kiện bổ sung.
Khách đã chạm hạn mức nhưng muốn đặt thêm gấp thì làm sao?
Có ba hướng: khách thanh toán bớt hoá đơn cũ để giải phóng hạn mức, khách trả trước cho phần đơn vượt, hoặc người có thẩm quyền duyệt một ngoại lệ có thời hạn và ghi lại lý do. Không nên để người bán hàng tự cho vượt.
Bao lâu thì nên rà lại hạn mức?
Thông thường mỗi năm một lần, và rà ngay khi có sự kiện như khách xin tăng mức, trả chậm dần, đổi người đại diện, chuyển trụ sở hoặc lượng mua thay đổi đột ngột. Đặt ngày hết hạn cho hạn mức giúp việc rà không bị quên.
AI có tự đề xuất hạn mức cho khách được không?
AI có thể tính theo công thức và số liệu bạn đưa, gợi ý phương án và chỉ ra rủi ro. Nhưng số liệu phải do bạn kiểm, và quyết định hạn mức phải do người có thẩm quyền đưa ra, ghi tên trong hồ sơ.