Một CV bị tô vẽ hiếm khi bịa trắng trợn; nó thường thổi phồng ba chỗ: chức danh cao hơn việc thật, thành tích của cả nhóm thành của riêng, và dòng thời gian được làm tròn để che khoảng trống. Cách phát hiện không phải soi phông chữ, mà là đối chiếu: các mốc thời gian với nhau, con số với mẫu số của nó, lời trong CV với lời trong phỏng vấn và lời của người tham chiếu.
Cũng cần nói ngay: trình bày bản thân cho đẹp là chuyện bình thường, và giờ rất nhiều ứng viên nhờ AI viết CV. Bài này giúp bạn tách phần trình bày khéo khỏi phần sai sự thật đáng lo, rồi hỏi lại theo cách tôn trọng ứng viên. Phần định danh, ứng viên dùng danh tính giả khi tuyển từ xa, thuộc trang AI Định Danh.
Trình bày khéo, phóng đại và sai sự thật khác nhau thế nào
Hãy hình dung một dải ba mức. Mức thứ nhất là trình bày khéo: chọn những việc nổi bật để kể, dùng động từ mạnh, sắp xếp cho dễ đọc. Đây là kỹ năng, không phải lỗi. Mức thứ hai là phóng đại: “phụ trách” trong khi chỉ tham gia, “tăng 50% doanh số” mà không nói từ mức nào, trong bao lâu, nhờ những ai. Mức thứ ba là sai sự thật: chức danh chưa từng giữ, nơi làm chưa từng làm, bằng cấp không có.
Thẩm định nhắm chủ yếu vào ranh giới giữa mức hai và mức ba, và vào mức độ phóng đại ở những điểm quan trọng với vị trí. Một ứng viên bán hàng làm tròn doanh số lên một chút khác hẳn một ứng viên kế toán trưởng khai từng phụ trách kế toán cho công ty có quy mô gấp mười lần thực tế.
Vì thế trước khi đọc CV, xác định ba đến năm điều quan trọng nhất với vị trí: kinh nghiệm quản lý bao nhiêu người, từng tự làm báo cáo tài chính chưa, từng mở chi nhánh chưa. Tập trung kiểm những điểm đó thật kỹ, những điểm còn lại đọc lướt. Kiểm tất cả mọi dòng như nhau vừa tốn công vừa làm ứng viên thấy bị nghi ngờ vô cớ.
Đối chiếu dòng thời gian
Dòng thời gian là chỗ dễ kiểm nhất và hay lộ chỗ tô vẽ nhất. Kẻ một trục theo tháng và đặt mọi mốc trong CV lên đó.
- Ghi mốc bắt đầu và kết thúc của từng nơi làm, từng khoá học, theo tháng. CV chỉ ghi năm thì hỏi lại tháng; ghi “2021 tới 2022” có thể là hai năm hoặc hai tháng.
- Tìm khoảng trống trên ba tháng giữa hai nơi làm. Khoảng trống không phải lỗi; người ta nghỉ chăm con, học thêm, ốm, khởi nghiệp thất bại. Chỉ cần hỏi để hiểu.
- Tìm chỗ chồng lấn: hai việc toàn thời gian cùng lúc, hoặc học chính quy toàn thời gian trong khi làm toàn thời gian ở tỉnh khác.
- Đối chiếu tiến trình chức danh với thời gian: lên trưởng phòng sau sáu tháng vào công ty là có thể, nhưng là điểm cần nghe kể chi tiết.
- Nếu ứng viên đồng ý, đề nghị họ tự trích quá trình đóng bảo hiểm xã hội của mình từ kênh tra cứu của cơ quan bảo hiểm xã hội và cho bạn xem. Đây là cách ứng viên tự chứng minh, bạn không tự tra thông tin của họ.
- Ghi lại mọi điểm cần hỏi, mang vào buổi phỏng vấn hoặc cuộc gọi tham chiếu.
Bước năm cần làm đúng tinh thần tự nguyện. Có người làm việc tự do, làm cho hộ kinh doanh không đóng bảo hiểm, hoặc làm ở nước ngoài, nên thiếu dữ liệu bảo hiểm không có nghĩa là khai sai.
Đọc chức danh: chữ trong CV và việc thật phía sau
Cùng một chức danh có thể mang nghĩa rất khác nhau giữa công ty 10 người và công ty 1.000 người. Bảng dưới gợi ý câu hỏi để bóc tách.
| Chức danh trong CV | Có thể là | Câu hỏi để làm rõ |
|---|---|---|
| Trưởng phòng kinh doanh | Quản lý đội mười người có chỉ tiêu, hoặc nhân viên bán hàng duy nhất của công ty nhỏ | Có bao nhiêu người báo cáo trực tiếp cho anh chị? Ai đặt chỉ tiêu cho đội? |
| Quản lý dự án | Người chịu trách nhiệm ngân sách và tiến độ, hoặc người điều phối lịch họp | Ngân sách lớn nhất anh chị từng tự quyết là bao nhiêu? Khi dự án trễ, ai phải giải trình? |
| Kế toán tổng hợp | Người lập báo cáo tài chính và quyết toán, hoặc người nhập liệu phần hành | Anh chị tự tay lập những báo cáo nào? Ai ký báo cáo đó? |
| Đồng sáng lập | Người góp vốn và điều hành, hoặc người tham gia giai đoạn đầu không có phần vốn | Vai trò cụ thể của anh chị trong việc điều hành hằng ngày là gì? Vì sao rời đi? |
| Chuyên gia, cố vấn | Người có chuyên môn sâu được trả phí tư vấn, hoặc danh xưng tự đặt | Kể một vấn đề cụ thể anh chị đã tư vấn và kết quả sau đó. |
Mục tiêu của cột cuối không phải bắt lỗi chức danh, vì công ty nhỏ đặt chức danh rất thoải mái. Mục tiêu là hiểu ứng viên đã thật sự làm gì, để so với việc bạn sắp giao.
Bóc con số thành tích
Hỏi mẫu số. “Tăng 200% khách hàng” có thể là từ 300 lên 900 hoặc từ 3 lên 9. Hỏi mức ban đầu và mức sau, bằng số tuyệt đối.
Hỏi khoảng thời gian và bối cảnh. Doanh số tăng mạnh trong năm cả thị trường tăng mạnh khác với tăng trong năm thị trường đi xuống. Hỏi “cùng kỳ, các chi nhánh khác thế nào”.
Hỏi phần của riêng ứng viên. Thành tích ở công ty hầu như luôn là của nhóm. Câu “nếu anh chị nghỉ giữa chừng, kết quả này còn đạt được bao nhiêu phần” giúp ứng viên tự đánh giá phần đóng góp, và người trung thực thường trả lời rất thoải mái.
Hỏi điều không thành. Người làm thật nhớ cả những gì thất bại trong cùng dự án. Hỏi “trong dự án đó, việc gì không đạt như kế hoạch”. Một câu trả lời toàn thành công là tín hiệu cần hỏi thêm.
Đem con số đi hỏi người tham chiếu. Không đọc nguyên con số rồi hỏi “có đúng không”, mà hỏi người tham chiếu “kết quả nổi bật của ứng viên trong năm đó là gì”, rồi tự so.
Kỹ năng liệt kê và kỹ năng làm được
Mục kỹ năng là phần dễ phóng đại nhất của CV, vì không có mốc để đối chiếu. “Thành thạo bảng tính”, “tiếng Anh giao tiếp tốt”, “thành thạo phần mềm kế toán” có thể mang mọi mức độ. Cách duy nhất đáng tin là cho làm thử một việc nhỏ đúng kỹ năng đó, trong mười đến hai mươi phút, ngay trong buổi phỏng vấn.
Ví dụ: với bảng tính, đưa một bảng dữ liệu giả định và yêu cầu tổng hợp theo nhóm; với tiếng Anh, trao đổi năm phút về công việc cũ bằng tiếng Anh hoặc đọc một thư khách hàng giả định và tóm tắt; với phần mềm kế toán, hỏi các bước làm một nghiệp vụ cụ thể. Thiết kế bài ngắn, đúng việc, giống nhau cho mọi ứng viên.
Khi kết quả bài thử lệch xa so với mức trong CV, đừng vội kết luận ứng viên nói dối. Người ta tự đánh giá kỹ năng rất khác nhau, và áp lực phỏng vấn làm ai cũng kém đi một chút. Điều cần ghi nhận là mức thật, và quyết định tuyển dựa trên mức thật đó.
Hỏi lại ứng viên sao cho công bằng
Khi đã có danh sách điểm cần làm rõ, cách hỏi quyết định bạn nhận được sự thật hay sự phòng thủ. Mở đầu bằng câu nói chung cho mọi ứng viên: “Bên công ty có thói quen hỏi kỹ về từng giai đoạn làm việc để hiểu đúng kinh nghiệm, anh chị thông cảm nếu câu hỏi hơi chi tiết”. Câu này đặt việc hỏi kỹ thành quy trình chứ không phải sự nghi ngờ nhắm vào một người.
Hỏi từng điểm bằng câu mở, không đọc lại câu trong CV rồi hỏi có đúng không. Thay vì “CV ghi anh quản lý mười lăm người, đúng không”, hãy hỏi “anh kể giúp đội ở chi nhánh đó gồm những ai, mỗi người làm gì”. Khi câu trả lời khác với CV, nói nhẹ nhàng điểm khác và để ứng viên giải thích. Rất nhiều lần lời giải thích hợp lý: người viết CV hộ ghi nhầm, chức danh nội bộ khác chức danh trên hợp đồng.
Ghi lại lời giải thích nguyên văn, sau đó mới kiểm tiếp qua người tham chiếu nếu điểm đó quan trọng. Đừng nhắc với người tham chiếu rằng ứng viên “có vẻ khai sai”; chỉ hỏi câu sự việc. Cuối cùng, cùng một mức kiểm cho mọi ứng viên cùng vị trí: hỏi kỹ người này mà hỏi qua loa người kia là cách nhanh nhất để thiên vị mà không tự biết.
CV viết bằng AI và cách dùng AI để đối chiếu
Ngày càng nhiều CV được viết hoặc chỉnh bằng AI, nên câu chữ trơn tru, đều đặn, đầy động từ mạnh không còn nói lên điều gì, tốt hay xấu. Đừng loại ứng viên chỉ vì CV “nghe như AI viết”, cũng đừng ấn tượng vì nó viết hay. Điều cần kiểm vẫn là sự việc phía sau chữ.
Ngược lại, bạn có thể dùng AI để chuẩn bị buổi phỏng vấn đào sâu. Câu lệnh mẫu: “Dưới đây là phần kinh nghiệm làm việc trong một CV, đã thay tên người và tên công ty bằng ký hiệu. Hãy liệt kê: các mốc thời gian theo tháng, chỗ có khoảng trống hoặc chồng lấn, các thành tích có con số nhưng thiếu mức ban đầu hoặc thời gian, các chức danh cần hỏi rõ phạm vi. Với mỗi điểm, gợi ý một câu hỏi phỏng vấn trung lập”.
Hai lưu ý. Một, che họ tên, số điện thoại, địa chỉ, tên công ty cũ trước khi dán; CV là dữ liệu cá nhân trọn gói. Hai, AI có thể đọc nhầm mốc thời gian hoặc tự suy ra khoảng trống không có thật, nên bảng đối chiếu nó tạo ra là danh sách câu hỏi, không phải danh sách lỗi của ứng viên.
Câu hỏi thường gặp
Phát hiện CV phóng đại nhẹ thì có nên loại ứng viên không?
Tuỳ điểm bị phóng đại có quan trọng với vị trí hay không. Làm tròn doanh số hay chức danh đẹp hơn một chút ở vị trí không liên quan là chuyện phổ biến; hỏi lại và đánh giá theo mức thật. Sai sự thật ở điều kiện cốt lõi, như bằng cấp bắt buộc hay kinh nghiệm quản lý được yêu cầu, là chuyện khác.
Có nên hỏi thẳng ứng viên là CV có phóng đại không?
Hỏi thẳng như vậy thường chỉ nhận câu “không”. Hiệu quả hơn là hỏi chi tiết sự việc: số người, con số ban đầu, thời gian, ai kiểm lại. Người làm thật trả lời trôi chảy, người phóng đại sẽ tự lộ chỗ không khớp mà không cảm thấy bị buộc tội.
Khoảng trống dài trong CV có phải dấu hiệu xấu không?
Không. Người ta nghỉ vì sinh con, chăm người thân, học thêm, sức khoẻ, hay thử kinh doanh riêng. Bạn chỉ cần hỏi một câu trung lập để hiểu bối cảnh, không cần ứng viên kể chi tiết đời tư. Điều đáng chú ý là khi khoảng trống bị che bằng mốc thời gian không thật.
CV ghi từng làm cho công ty nước ngoài thì kiểm thế nào?
Hỏi tên người quản lý trực tiếp và đề nghị liên hệ làm tham chiếu, tự tìm kênh liên hệ chính thức của công ty đó để xác nhận thời gian làm việc. Nhiều công ty nước ngoài chỉ xác nhận thời gian và chức danh, nên kết hợp thêm bài kiểm tay nghề.
Có nên dùng công cụ phát hiện văn bản do AI viết để lọc CV không?
Không nên. Các công cụ này cho kết quả không ổn định, dễ đánh dấu nhầm văn bản người viết, và việc ứng viên nhờ AI viết CV không nói gì về năng lực thật. Thời gian đó nên dành cho việc đối chiếu sự việc và cho làm bài thử ngắn.
Thông tin trong CV mâu thuẫn với hồ sơ mạng nghề nghiệp của ứng viên thì sao?
Hồ sơ trên mạng nghề nghiệp thường cập nhật không đều, nên lệch vài tháng là chuyện thường. Khi lệch đáng kể ở chức danh hay nơi làm, hỏi ứng viên một câu trung lập và ghi lại lời giải thích. Chỉ xem phần công khai liên quan đến công việc, không đi sâu vào trang cá nhân.