Tiêu chí lựa chọn nhà thầu là bộ điều kiện và cách so sánh mà bạn công bố trước cho mọi nhà thầu được mời, để hồ sơ của họ trả lời cùng những câu hỏi và có thể đặt cạnh nhau một cách công bằng. Không có tiêu chí viết trước, việc chọn nhà thầu rất dễ trượt thành chọn người nói chuyện hợp nhất, giá rẻ nhất ở dòng tổng, hoặc người quen của ai đó trong công ty.
Doanh nghiệp tư nhân dùng vốn của mình phần lớn không buộc phải theo thủ tục của Luật Đấu thầu, trừ các trường hợp luật quy định, nên được tự do thiết kế cách chọn. Tự do đó cũng có nghĩa là không ai làm hộ. Bài này hướng dẫn viết một yêu cầu báo giá đủ chặt, tách điều kiện bắt buộc với tiêu chí so sánh, đặt trọng số, tránh tiêu chí may đo và dùng AI để soạn nhanh mà vẫn giữ quyền quyết định.
Một yêu cầu báo giá tốt có những phần nào
Nhiều công ty gửi yêu cầu báo giá chỉ bằng một tin nhắn: "Báo giá giúp sửa mái nhà xưởng". Kết quả là ba nhà thầu báo ba phạm vi khác nhau, người thì gồm tháo dỡ, người thì không, người tính vật tư loại tốt, người tính loại thường. Không thể so. Một yêu cầu báo giá dùng được cần tối thiểu sáu phần.
Thứ nhất là phạm vi và khối lượng công việc, càng cụ thể càng tốt, kèm bản vẽ hoặc ảnh hiện trạng nếu có. Thứ hai là yêu cầu kỹ thuật và chất lượng: vật tư tối thiểu, tiêu chuẩn áp dụng, cách nghiệm thu. Thứ ba là thời gian: ngày bắt đầu sớm nhất, ngày hoàn thành muộn nhất, khung giờ được làm việc. Thứ tư là điều kiện thương mại: cách thanh toán, tạm ứng, bảo hành, bảo lãnh nếu cần. Thứ năm là hồ sơ nhà thầu phải nộp kèm: giấy tờ pháp lý, hợp đồng tương tự, người phụ trách, bảng giá chi tiết theo mẫu. Thứ sáu là cách bạn sẽ đánh giá và hạn nộp.
Phần thứ sáu là phần hay bị bỏ nhất, vì chủ doanh nghiệp ngại "lộ bài". Thực tế công bố cách đánh giá giúp nhà thầu tốt đầu tư vào đúng chỗ bạn quan tâm, và giúp bạn có lý do rõ ràng khi giải thích với nhà thầu không được chọn.
Tách điều kiện bắt buộc với tiêu chí so sánh
Lỗi phổ biến là trộn tất cả thành một bảng điểm, khiến nhà thầu thiếu điều kiện bắt buộc vẫn có thể thắng nhờ giá rẻ. Hãy chia hai tầng: tầng một loại, tầng hai so.
| Tầng | Ví dụ tiêu chí | Cách áp dụng |
|---|---|---|
| Điều kiện bắt buộc | Doanh nghiệp đang hoạt động, có giấy phép nếu ngành yêu cầu; cam kết tiến độ không muộn hơn ngày yêu cầu; chấp nhận điều kiện bảo hành tối thiểu | Đạt hoặc không đạt; không đạt thì không xét tiếp |
| Năng lực tối thiểu | Ít nhất một hoặc hai việc tương tự đã xác minh; có người phụ trách đủ điều kiện | Đạt hoặc không đạt, có thể cho làm rõ một lần |
| Tiêu chí so sánh kỹ thuật | Phương án thi công, vật tư đề xuất cao hơn mức tối thiểu, thời gian bảo hành dài hơn, kế hoạch giảm ảnh hưởng tới vận hành | Chấm điểm theo thang công bố trước |
| Tiêu chí giá | Tổng giá sau khi quy về cùng phạm vi, điều kiện thanh toán | Quy đổi thành điểm hoặc so trực tiếp |
Với tầng một, nguyên tắc là ít mà chắc: chỉ đưa vào những điều thiếu thì bạn thật sự không thể ký. Đưa quá nhiều điều kiện bắt buộc sẽ loại hết nhà thầu nhỏ và chỉ còn lại người quen.
Đặt trọng số giữa giá và kỹ thuật
Không có tỷ lệ đúng cho mọi việc. Với công việc đơn giản, chuẩn hoá cao như mua văn phòng phẩm hay vệ sinh định kỳ văn phòng nhỏ, giá có thể chiếm phần lớn. Với công việc ảnh hưởng lâu dài hoặc có rủi ro an toàn như sửa kết cấu, hệ thống điện, phòng cháy, phần kỹ thuật nên chiếm tỷ trọng lớn hơn, vì khoản tiết kiệm từ giá rẻ thường không đủ bù chi phí sửa sai.
Ví dụ giả định: một công ty ở Đồng Tháp chọn nhà thầu sơn chống thấm mái kho, đặt trọng số kỹ thuật sáu phần, giá bốn phần. Nhà thầu X giá thấp nhất nhưng vật tư chỉ đạt mức tối thiểu và bảo hành ngắn; nhà thầu Y giá cao hơn khoảng một phần mười nhưng đề xuất lớp lót tốt hơn và bảo hành dài gấp đôi. Với trọng số đã công bố, Y thắng mà không ai trong công ty phải tranh cãi cảm tính.
Khi quy giá về điểm, hãy so trên cùng phạm vi. Nếu một nhà thầu không tính hạng mục tháo dỡ, cộng thêm chi phí ước tính cho hạng mục đó vào giá của họ trước khi so, và ghi rõ cách cộng. Đây là chỗ công ty nhỏ hay bị thiệt nhất: chọn giá thấp ở dòng tổng rồi trả thêm phát sinh.
Tránh tiêu chí may đo cho một nhà thầu
Tiêu chí may đo là gì. Là tiêu chí được viết sao cho chỉ một nhà thầu định trước đáp ứng, chẳng hạn đòi đúng một thương hiệu vật tư mà chỉ một bên phân phối, đòi số năm kinh nghiệm đúng bằng tuổi của một công ty, hoặc đòi chứng nhận không liên quan gì tới công việc.
Vì sao doanh nghiệp tư nhân cũng nên tránh. Không vi phạm luật đấu thầu không có nghĩa là vô hại. Tiêu chí may đo làm công ty mất lợi thế cạnh tranh về giá và chất lượng, và thường là dấu hiệu của xung đột lợi ích trong bộ phận mua hàng.
Cách tự kiểm. Sau khi viết xong tiêu chí, tự hỏi: có ít nhất ba đơn vị trên thị trường đáp ứng được không? Nếu chỉ nghĩ ra được một, hãy xem lại từng tiêu chí bắt buộc.
Khi thật sự cần một thương hiệu cụ thể. Có lúc lý do kỹ thuật buộc phải dùng đúng một loại vật tư, ví dụ để tương thích với hệ thống sẵn có. Khi đó ghi rõ lý do trong hồ sơ mua sắm và cho phép "hoặc tương đương" nếu có thể.
Quy chế mua sắm một trang cho công ty nhỏ
Tiêu chí tốt cần một khung quy trình đi kèm, nếu không mỗi lần mua lại làm theo một kiểu. Một trang quy chế đủ cho công ty dưới năm mươi người có thể gồm các bước sau.
- Phân ngưỡng theo giá trị: dưới mức A thì một báo giá và trưởng bộ phận duyệt; từ A đến B thì tối thiểu ba báo giá; trên B thì có yêu cầu báo giá bằng văn bản, tiêu chí công bố và hai người đánh giá. Mức A, B do công ty tự đặt.
- Người đề xuất mua không đồng thời là người chọn nhà thầu cuối cùng với các gói trên ngưỡng B.
- Mọi người tham gia đánh giá ký cam kết không có quan hệ lợi ích với nhà thầu tham dự, hoặc khai ra nếu có và rút khỏi gói đó.
- Mọi trao đổi với nhà thầu trong thời gian chờ chọn đi qua một đầu mối, bằng văn bản, gửi cùng nội dung cho mọi nhà thầu nếu là thông tin chung.
- Kết quả lựa chọn ghi vào biên bản ngắn: các nhà thầu đã mời, điểm, lý do chọn, người duyệt.
- Lưu toàn bộ hồ sơ mua sắm theo thời hạn công ty quy định, ở nơi người được phân quyền mới xem được.
Quy chế mua sắm nội bộ là văn bản quản trị của doanh nghiệp. Nếu muốn chắc nó không xung đột với điều lệ công ty hay quy định của pháp luật trong ngành đặc thù, nên nhờ luật sư đọc lại một lần.
Dùng AI soạn yêu cầu báo giá và bảng so sánh
AI giúp rất tốt ở khâu soạn khung. Câu lệnh mẫu: "Soạn yêu cầu báo giá cho công việc sau: [mô tả công việc, đã bỏ tên công ty và địa chỉ cụ thể]. Gồm các phần: phạm vi và khối lượng, yêu cầu kỹ thuật tối thiểu, thời gian, điều kiện thanh toán và bảo hành, hồ sơ nhà thầu phải nộp, tiêu chí đánh giá hai tầng với điều kiện bắt buộc và tiêu chí chấm điểm, mẫu bảng giá chi tiết theo hạng mục. Đánh dấu những chỗ cần người mua tự điền thông tin."
Sau khi có bản nháp, nhờ AI đóng vai nhà thầu đọc yêu cầu: "Với tư cách nhà thầu nhận được yêu cầu này, liệt kê những chỗ chưa rõ khiến bạn phải hỏi lại hoặc tự giả định khi báo giá." Danh sách đó cho bạn biết cần bổ sung gì để các báo giá trả về so được với nhau. Bước này rẻ mà hiệu quả, vì mỗi chỗ mơ hồ trong yêu cầu là một khoản phát sinh tiềm năng.
Khi báo giá về, AI có thể đưa các bảng giá chi tiết về cùng khuôn hạng mục để bạn thấy nhà thầu nào thiếu hạng mục nào. Che tên nhà thầu bằng mã trước khi dán, và tự kiểm lại các dòng có chênh lệch lớn. Quyết định chọn ai và chịu trách nhiệm với lựa chọn đó vẫn là của người duyệt.
Sau khi chọn: báo kết quả và rút kinh nghiệm cho lần sau
Việc chọn nhà thầu chưa xong khi hợp đồng được ký. Gửi thư cảm ơn và báo kết quả cho các nhà thầu không được chọn, kèm một hai câu về lý do ở mức chung, ví dụ phần kỹ thuật chưa đáp ứng điều kiện bảo hành, hay giá sau khi quy về cùng phạm vi cao hơn. Nhà thầu tốt lần này chưa trúng sẽ quay lại lần sau với hồ sơ sát hơn, và thị trường nhà thầu quanh công ty bạn dần tốt lên.
Trong nội bộ, sau khi công việc hoàn thành, dành mười lăm phút xem lại: tiêu chí nào thực sự dự báo đúng chất lượng, tiêu chí nào chỉ làm hồ sơ dày thêm, phát sinh nằm ở hạng mục nào mà yêu cầu báo giá đã viết mơ hồ. Ghi lại vào chính mẫu yêu cầu báo giá cho loại việc đó. Sau vài lần, công ty có bộ mẫu riêng sát với thực tế của mình, thay vì phải nghĩ lại từ đầu mỗi lần sửa nhà xưởng hay đổi đơn vị vệ sinh.
Một ghi chú về dữ liệu: kết quả đánh giá nhà thầu là thông tin nội bộ. Có thể lưu nhận xét về chất lượng làm việc của nhà thầu để dùng cho lần sau, nhưng viết khách quan, dựa trên sự việc, và không chia sẻ ra ngoài công ty.
Câu hỏi thường gặp
Có nên công bố trọng số chấm điểm cho nhà thầu biết không?
Nên. Công bố trọng số giúp nhà thầu biết bạn ưu tiên điều gì và đề xuất đúng hướng. Nó cũng giảm nghi ngờ thiên vị và giúp bạn giải thích kết quả. Điều cần giữ kín là điểm cụ thể của từng nhà thầu cho tới khi chốt kết quả.
Nhà thầu quen làm lâu năm có cần qua quy trình chọn không?
Nên có, ít nhất định kỳ. Nhà thầu quen có lợi thế hiểu công trình của bạn, và có thể ghi nhận điều đó như một tiêu chí. Nhưng không so sánh lại trong thời gian dài dễ làm giá và chất lượng trôi dần mà không ai nhận ra.
Chỉ có hai nhà thầu gửi báo giá thì có được chọn không?
Với doanh nghiệp tư nhân, quy chế nội bộ quyết định. Nếu đã mời đủ số lượng theo quy chế mà chỉ hai bên phản hồi, có thể vẫn chọn và ghi lại việc đã mời ai. Nếu thường xuyên chỉ có ít phản hồi, nên xem lại yêu cầu có quá khắt khe hay thời hạn có quá ngắn.
Có được thương lượng giá với nhà thầu sau khi đã chọn không?
Được, trong mua sắm tư nhân, nhưng nên thương lượng trong phạm vi đã công bố, không mở thêm điều kiện mới làm thay đổi bản chất lựa chọn. Thương lượng riêng với một nhà thầu để ép giá rồi quay lại so với nhà thầu khác làm mất lòng tin của thị trường với công ty.
Nhân viên mua hàng nhận quà của nhà thầu có sao không?
Đây là chuyện quy chế nội bộ nên quy định rõ: được nhận gì, giá trị tối đa, phải khai báo ra sao, và tuyệt đối không nhận gì từ nhà thầu đang tham gia một gói chưa chốt. Không có quy định rõ là đặt cả nhân viên lẫn công ty vào thế khó.