Kiểm tra hợp đồng tương tự là xác minh rằng nhà thầu đã thực sự hoàn thành, với tư cách nhà thầu chính hoặc phần việc rõ ràng, những công việc giống công việc bạn sắp giao về tính chất, quy mô và điều kiện thi công. Đây là phần nói nhiều nhất về khả năng làm được việc, và cũng là phần bị tô vẽ nhiều nhất, vì người đọc hồ sơ hiếm khi gọi kiểm.
Cách làm gồm bốn bước: định nghĩa trước thế nào là tương tự, đòi đúng loại bằng chứng, liên hệ người đại diện của khách cũ với bộ câu hỏi cố định, và so khớp các con số giữa các giấy tờ. AI giúp tốt ở bước so khớp; ba bước còn lại cần người làm.
Định nghĩa "tương tự" trước khi mở hồ sơ
Nếu không định nghĩa trước, mọi công trình đều có thể được gọi là tương tự. Nhà thầu sửa nhà phố sẽ nói họ có kinh nghiệm cải tạo văn phòng; công ty vệ sinh nhà ở sẽ nói họ làm được vệ sinh nhà xưởng. Có thể đúng, có thể không, và bạn chỉ phân biệt được khi đã ghi ra giấy tiêu chí tương tự trước khi thấy hồ sơ của ai.
Ba trục nên dùng: tính chất công việc (cùng loại kỹ thuật, cùng vật liệu, cùng hệ thống), quy mô (diện tích, khối lượng, số người phục vụ, giá trị phần việc), và điều kiện thực hiện (công trình đang vận hành, làm ban đêm, làm trên cao, yêu cầu vệ sinh khắt khe). Trục thứ ba hay bị quên nhưng lại quyết định rủi ro: một đội quen làm công trình trống sẽ rất khác khi phải làm trong toà nhà có khách thuê đang làm việc.
Với gói thầu theo Luật Đấu thầu, hồ sơ mời thầu sẽ quy định hợp đồng tương tự theo mẫu và hướng dẫn hiện hành; bên mời thầu áp dụng đúng theo đó. Với mua sắm của doanh nghiệp tư nhân, bạn tự đặt, nhưng nên giữ tinh thần tương tự: đủ chặt để lọc người chưa từng làm, đủ rộng để không chỉ một nhà thầu quen biết mới đáp ứng nổi.
Đòi bằng chứng gì cho mỗi hợp đồng kê khai
Ảnh chụp công trình và danh sách tên khách không phải bằng chứng. Với mỗi hợp đồng nhà thầu chọn đưa ra để chứng minh, bạn nên đề nghị một bộ tối thiểu như sau.
- Bản sao hợp đồng, được phép che đơn giá và điều khoản bảo mật, nhưng phải thấy tên các bên, phạm vi công việc, giá trị, thời gian và chữ ký.
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành hoặc biên bản bàn giao, vì hợp đồng chỉ chứng minh đã ký, không chứng minh đã làm xong.
- Nếu là nhà thầu phụ: hợp đồng với nhà thầu chính và xác nhận phần việc của mình, để không tính trọn giá trị cả công trình.
- Nếu là liên danh: thoả thuận liên danh ghi rõ phần việc của từng thành viên, vì kinh nghiệm chỉ được tính theo phần mình đảm nhận.
- Thông tin liên hệ của người đại diện chủ đầu tư hoặc khách hàng, kèm sự đồng ý của họ cho việc liên hệ.
- Với hợp đồng có giá trị lớn so với quy mô công ty: hoá đơn đã xuất tương ứng, để đối chiếu rằng doanh thu đó thật sự đã ghi nhận.
Bạn không cần đòi đủ cho mọi hợp đồng nhà thầu liệt kê. Chọn hai hoặc ba hợp đồng giống việc của mình nhất và kiểm thật kỹ; một hợp đồng xác minh được chắc chắn đáng tin hơn mười hợp đồng chỉ có tên.
Liên hệ khách cũ: quy trình mười lăm phút
Cuộc gọi cho khách cũ là bước có giá trị nhất mà ít người làm, vì ngại. Một kịch bản cố định giúp cuộc gọi ngắn, lịch sự và so được giữa các nhà thầu.
- Lấy liên hệ từ hồ sơ, nhưng đối chiếu thêm qua nguồn độc lập như số tổng đài công khai của doanh nghiệp khách cũ, để tránh trường hợp người nghe máy là người quen của nhà thầu.
- Giới thiệu rõ bạn là ai, đang cân nhắc thuê nhà thầu này cho việc gì, và nhà thầu đã đồng ý cho liên hệ.
- Hỏi xác nhận sự thật trước: công ty có làm công trình đó không, phần việc nào, thời gian nào, đã nghiệm thu chưa.
- Hỏi về cách làm việc: có đúng tiến độ không, khi có sự cố thì xử lý ra sao, người phụ trách có thay đổi giữa chừng không, bảo hành có được thực hiện không.
- Hỏi một câu mở cuối: nếu làm lại, anh chị có thuê họ nữa không, và có điều gì nên lưu ý khi làm việc với họ.
- Ghi lại ngay sau cuộc gọi bằng câu chữ của người được hỏi, không diễn giải. Ghi cả việc họ ngập ngừng hoặc từ chối nói ở câu nào.
Câu trả lời tích cực chung chung ít giá trị; điều đáng chú ý là chi tiết cụ thể và những chỗ người nói tránh. Nếu khách cũ nói "làm được, nhưng phải giám sát sát", đó là thông tin để bạn tính thêm chi phí giám sát chứ chưa hẳn lý do loại.
Những con số phải khớp nhau
Một hợp đồng thật để lại dấu vết nhất quán ở nhiều giấy tờ. Khi các con số không khớp, có thể chỉ là sơ suất, nhưng cũng có thể là hồ sơ được ghép. Bảng dưới là các cặp nên đối chiếu.
| Đối chiếu | Nên khớp thế nào | Lệch thì hỏi gì |
|---|---|---|
| Giá trị trong danh sách kê khai và giá trị trên hợp đồng | Bằng nhau, hoặc chênh do phụ lục có giải thích | Phụ lục điều chỉnh đâu, vì sao tăng |
| Thời gian trên hợp đồng và ngày nghiệm thu | Nghiệm thu sau ngày khởi công, hợp lý với khối lượng | Vì sao xong quá nhanh hoặc chậm nhiều |
| Tên người ký phía khách và chức danh | Là người có thẩm quyền của bên đó ở thời điểm ký | Người ký là ai, còn làm ở đó không |
| Phạm vi công việc và ảnh minh hoạ | Ảnh đúng loại công việc, đúng hạng mục | Ảnh chụp ở đâu, lúc nào |
| Giá trị hợp đồng và quy mô doanh thu năm đó | Hợp đồng không lớn bất thường so với doanh thu cả năm | Doanh thu đã ghi nhận vào năm nào |
Ví dụ giả định: một công ty có doanh thu năm theo báo cáo tài chính khoảng hai tỷ đồng nhưng kê một hợp đồng năm tỷ hoàn thành trong cùng năm. Có thể hợp đồng chia nhiều năm, có thể kê theo giá trị cả công trình thay vì phần mình làm. Câu trả lời thế nào cũng giúp bạn hiểu thêm về nhà thầu.
Với đơn vị dịch vụ: "hợp đồng tương tự" trông ra sao
Phần lớn hướng dẫn về hợp đồng tương tự viết cho xây dựng, nhưng doanh nghiệp nhỏ thuê dịch vụ nhiều hơn thuê thi công: vệ sinh văn phòng, bảo vệ, suất ăn ca, bảo trì thang máy và điều hoà, quản trị mạng, vận chuyển. Với các dịch vụ chạy liên tục theo tháng, bằng chứng không còn là biên bản nghiệm thu một lần mà là dấu vết của một mối quan hệ kéo dài.
Thứ nên đòi là hợp đồng kèm các phụ lục gia hạn, vì khách cũ gia hạn nhiều lần là tín hiệu tốt hơn mọi lời giới thiệu. Kế đến là biên bản đánh giá chất lượng định kỳ hoặc biên bản xử lý sự cố nếu khách cũ có làm, cho thấy nhà thầu có quen bị đo hay không. Cuối cùng là lý do kết thúc nếu hợp đồng đã dừng: hết nhu cầu, đổi địa điểm, hay khách cũ chủ động chấm dứt vì chất lượng.
Quy mô với dịch vụ cũng đo khác: số điểm phục vụ, số người làm cùng lúc, số ca, diện tích. Một công ty vệ sinh quen phục vụ ba văn phòng nhỏ có thể chưa từng điều phối hai mươi người theo ca cho một nhà xưởng. Khi gọi khách cũ, ngoài câu hỏi về chất lượng, hãy hỏi thêm khi có người nghỉ đột xuất thì nhà thầu bù người trong bao lâu; câu trả lời cho bạn biết họ có đội dự phòng thật hay không.
Dùng AI so khớp nhiều giấy tờ một lúc
Khi có bản quét hợp đồng, biên bản nghiệm thu và danh sách kê khai, AI có thể đọc và đưa các trường cần so về một bảng: tên bên mời, tên nhà thầu, giá trị, ngày ký, ngày nghiệm thu, phạm vi, người ký. Câu lệnh mẫu: "Dưới đây là ba tài liệu của cùng một hợp đồng. Trích các trường sau vào một bảng, mỗi tài liệu một cột, ghi rõ không tìm thấy nếu thiếu. Sau đó liệt kê mọi chỗ các tài liệu không khớp nhau. Không tự sửa số liệu, không đoán."
Trước khi dán, che những gì không cần cho việc so: số tài khoản, đơn giá chi tiết, số căn cước của người ký, địa chỉ nhà riêng nếu có. Thay tên khách cũ bằng mã nếu bạn dùng công cụ AI không thuộc tài khoản doanh nghiệp có cam kết bảo mật. Việc so khớp không cần tên thật, chỉ cần các trường nhất quán.
Nhớ rằng AI đọc bản quét có thể nhầm số, nhất là chữ số viết tay hoặc con dấu đè lên chữ. Mọi chỗ AI báo lệch phải mở bản gốc xem lại bằng mắt; mọi chỗ AI báo khớp với giá trị lớn cũng nên xem lại một lượt. AI không phát hiện được giấy tờ giả nếu các con số trên đó tự khớp nhau; phần đó chỉ cuộc gọi cho khách cũ và việc tra cứu độc lập mới giải quyết được.
Khi kết quả kiểm không như mong đợi
Không liên hệ được khách cũ. Chưa vội kết luận. Đề nghị nhà thầu cung cấp liên hệ khác hoặc hợp đồng khác thay thế. Nếu cả ba hợp đồng đều không ai xác nhận được, đó là dấu hiệu nghiêm trọng.
Khách cũ xác nhận có làm nhưng phần việc nhỏ hơn kê khai. Tính lại kinh nghiệm theo phần việc thật. Ghi nhận việc nhà thầu kê khai lệch như một điểm trừ về độ tin cậy, tách biệt với điểm về năng lực.
Khách cũ phàn nàn về chất lượng hoặc tiến độ. Hỏi nhà thầu phiên bản của họ. Một công trình có trục trặc không đủ để loại, nhưng cách nhà thầu giải thích và đã khắc phục ra sao cho bạn biết họ sẽ hành xử thế nào với bạn.
Phát hiện giấy tờ có dấu hiệu chỉnh sửa. Dừng việc đánh giá nhà thầu đó, lưu lại bằng chứng, báo người duyệt. Trong đấu thầu theo luật, làm giả hoặc làm sai lệch thông tin hồ sơ là hành vi bị cấm và có hệ quả pháp lý; bên mời thầu xử lý theo quy định hiện hành. Câu hỏi về cách xử lý cụ thể với vụ việc của bạn thì nên hỏi luật sư; AI Cố Vấn có mục đặt câu hỏi cho luật sư để bạn trình bày tình huống.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng với cá nhân, chủ nhà có được tính là hợp đồng tương tự không?
Với mua sắm tư nhân, bạn tự quyết. Hợp đồng với chủ nhà vẫn chứng minh được kinh nghiệm thật nếu có nghiệm thu và người chủ nhà xác nhận. Tuy vậy, quy mô và yêu cầu quản lý thường khác công trình doanh nghiệp, nên cân nhắc kỹ trục điều kiện thực hiện.
Nhà thầu phụ có được kê kinh nghiệm của cả công trình không?
Kinh nghiệm hợp lý chỉ tính theo phần việc nhà thầu phụ thật sự làm. Bạn nên đòi hợp đồng với nhà thầu chính và xác nhận phạm vi. Trong đấu thầu theo luật, cách tính kinh nghiệm của nhà thầu phụ và liên danh theo hướng dẫn hiện hành, bên mời thầu cần đọc kỹ văn bản.
Có cần xin hoá đơn của hợp đồng tương tự không?
Không bắt buộc cho mọi hợp đồng. Hoá đơn hữu ích khi hợp đồng có giá trị lớn bất thường so với quy mô nhà thầu, hoặc khi các giấy tờ khác không khớp. Có thể đề nghị nhà thầu che đơn giá và chỉ để lộ số hoá đơn, ngày và tổng giá trị.
Kinh nghiệm của giám đốc ở công ty cũ có được tính không?
Đó là kinh nghiệm cá nhân, có giá trị khi đánh giá người phụ trách nhưng không phải kinh nghiệm của pháp nhân đang ký với bạn. Bạn có thể ghi nhận ở lớp nhân sự và bù rủi ro bằng điều khoản hợp đồng chặt hơn.
Bao nhiêu hợp đồng tương tự là đủ?
Không có con số chung cho mọi việc. Với việc đơn giản, một hoặc hai hợp đồng xác minh được là đủ. Với việc phức tạp hoặc rủi ro an toàn cao, nên yêu cầu nhiều hơn và có ít nhất một hợp đồng gần đây. Quan trọng là số hợp đồng đã xác minh, không phải số dòng trong danh sách.